Ad hoc werken, hoe ga je daarmee om?
Kan jij ad hoc werken?
Ad hoc werken is werken aan taken waarvan je vooraf niet wist dat je ze moest doen. Dat maakt het moeilijk plannen en dat zorgt ervoor dat je planning in de soep loopt. Je kent het wel, aan het einde van je heb je het idee dat je niets af hebt gekregen maar toch ben je moe van je werk.
Hoe ga je daarmee om?
Ad hoc werken is een vaardigheid
Ad hoc werken wordt vaak als een manco gezien, maar het is zeker ook een vaardigheid. Je kunt snel schakelen en overzicht houden als je ad hoc sterk bent. Wees niet te streng voor jezelf en complimenteer jezelf met deze vaardigheid.
Maar kijk ook of deze vaardigheid je verder helpt of juist tegenhoudt. Wat wil je bereiken? En helpt ad hoc werken hierbij? Zo niet, lees dan verder.
Ad hoc werken
Even in de herhaling. Je hebt mij al vaker horen zeggen dat een plan en prioriteren van taken belangrijk is. De Eisenhouwer Matrix helpt je daarbij. Daar ga ik nu niet verder over uitweiden.
Belangrijker is om te weten wat jij belangrijk vindt en waarom. Hoe kan je anders een goede prioriteit geven in het schema van Eisenhouwer? Dat telt ook voor ad hoc taken.
Hoe belangrijk ben jij?
Als je je te veel laat afleiden van de taken die jij wilt doen omdat er taken zijn die je klanten willen dat je gaat doen, kun je je afvragen of jij jezelf wel belangrijk genoeg vindt.
• Zijn de vragen van de klant belangrijker dan de taken op je to-do-list?
Ik kan mij heel goed voorstellen dat je dat zo voelt hoor. Ik wil de vragen van mijn klanten ook zo snel mogelijk beantwoorden. Dit komt omdat ik dienstbaarheid en service heel hoog op mijn prioriteitenlijst heb staan. Maar ik heb geleerd om hierover te communiceren zodat ik grip op ad hoc taken krijg.
Het is in ieder geval belangrijk om je bewust te zijn of ad hoc werken een bewuste keuze is of dat er iets anders speelt? Lees ook dit gastblog over uitstelgedrag.
Communiceren bij ad hoc zaken
Zoals bij veel issues speelt communicatie ook een rol bij ad hoc werken.
- Weet wat je wilt.
- Vind jezelf belangrijk genoeg om prioriteit te geven aan jouw wensen.
- Communiceer.
Waarom moet je meteen iets doen als een klant iets vraagt?
Waar ben je bang voor?
Je kunt nog steeds een hoog serviceniveau hebben als je besluit niet meteen in actie te komen.
Focus houden en ad hoc werken
Ben je uit je focus gehaald voor een taak van 2 minuten? Doe dit dan meteen. Als je een verzoek krijgt dat meer tijd van je vraagt, vertel hem/haar dan wanneer je dit oppakt. De helderheid is vaak al genoeg om de ander tevreden te stellen. Kom dan wel je afspraken na!
“Ik pak het overmorgen direct in de ochtend op en laat je in de loop van de dag weten of het is gelukt.”
Prioriteiten stellen – MIT
Jij kunt zelf het beste inschatten of die vraag echt even een dag kan wachten of dat er bloed uitloopt en het belangrijk is dat je de klant direct helpt. Als je gewend bent om ad hoc te werken moeten je klanten hier wel even aan wennen. Maar als je goed communiceert dan loopt dit veel soepeler dan je nu denkt.
Heb je de afkorting MIT weleens gehoord? MIT = Most Important Task
Stel jezelf drie belangrijke vragen
Drie stappen in de juiste richting om controle te krijgen op ad hoc werken :
- Wat is het belangrijkste? Welke projecten lopen er nu en wat is daarvan de belangrijkste?
- Welke taken vragen je aandacht en kan alleen jij doen?
- Welke van deze taken leveren jou het meeste op? Qua tijd, geluk, geld, voldoening etc.
Is ad hoc werken wel zo snel?
Je bent druk. Eigenlijk een beetje te druk. En omdat je zo druk bent ben je geneigd om vragen en taken even tussendoor te beantwoorden of te doen. Dat geeft meer onrust dan dat je daar bewust van bent. Zo blijf je achter de feiten aanlopen en dit vergt veel energie van je.
Jij weet diep van binnen ook wel dat snel tussendoor helemaal niet zo effectief is.
Tijd voor een verandering?
Wat denk je, is het tijd voor een verandering?
Wil je niet langer alleen maar ad hoc werken?
Zou het niet fijn zijn als je weer controle krijgt op je dag, je tijd, je taken en je energie?
Zou je niet voor eens en altijd meer rust en controle over je werkdag willen hebben?
