Ga de uitdaging van veranderingen aan

We leven in een tijd waarin de veranderingen elkaar in een hoog tempo opvolgen. Veranderingen zijn soms lastig, maar veranderen om het beste uit de veranderingen te halen is nog veel lastiger. Functioneer jij door ingesleten patronen of sta je open voor de uitdagingen van veranderingen?

Vastgeroest

Het is vaak gemakkelijker om vast te houden aan wat er is, dan je aan te passen aan de veranderingen die plaatsvinden. Feit is echter dat je jezelf daarmee in een lastig parket kunt plaatsen, aangezien de flexibiliteit die van je verwacht wordt, precies het verschil kan maken. Haal het beste uit het beste.

Tip 1: Haal het beste uit het beste

Benader veranderingen positief

Begin met het zoeken naar het positieve van de verandering. Een combinatie van laptop, smartphone, tablet en PDA samen met de vele WIFI-aansluitpunten over de hele wereld ben jij net als je manager voortdurend online en dus bereikbaar. Wel zo praktisch, wanneer je baas vaak onderweg is of zelfs internationaal werkzaam is. In de rol van ondersteuner blijf je onmisbaar. Maak efficiënt gebruik van de bestaande middelen en je waarde als ondersteuner stijgt.

Tip 2: Maak efficiënt gebruik van de middelen

Denk mee

Sta open voor wat er is. Denk eens na welke middelen of apps je werk kunnen veraangenamen. Dit is het moment om te laten zien en te onderzoeken welke verborgen kwaliteiten je hebt. Vraag jezelf bij elke verandering af, waarom je mee wilt gaan in deze verandering, of waarom niet. Stel jezelf een doel en formuleer de weg daarnaar toe. Doe dit niet alleen, vraag feedback.

Tip 3: Sta open en denk mee. Ga de dialoog aan

Open communicatie

Waar liggen de zwaartepunten in het werk van een ondersteuner? Heb je wel eens gedacht aan het zorgen voor haar of zijn TIME management. Sommige veranderingen vergen ook een aanpassing van het gedrag van de manager. Bespreek dit op een positieve manier. Jouw doel is om jouw en zijn/haar werk beter te managen. Zo houd jij tijd over voor die klusjes die nu blijven liggen. Benader elke verandering vanuit het positieve en vermijd verwijten.

Tip 4: Bespreek de veranderingen op een positieve manier om zichtbaar te maken wat de veranderingen in het gedrag van de manager hem/haar oplevert

Durf fouten te maken

Je wilt dat je baas op tijd en goed voorbereid voor de dag komt. Je bent een klankbord en creëert een werksfeer waardoor de manager zijn of haar eigen afweging kan maken. En soms is het nodig om een risico te nemen. Valt een videoconferentie wel goed bij de genodigden? Werkt de techniek naar behoren? Zal iedereen dan wel aanwezig zijn?  Een videovergadering kan een besparing opleveren van vele kilometers en een hoop tijdwinst omdat de reistijd is komen te vervallen. Laat testen met een videoconferentie niet los alleen omdat je bang bent voor reacties of fouten. Leer!

Tip 5: Neem risico’s, durf fouten te maken

Ga de uitdaging aan!

Leer van deze momenten zodat het de volgende keer beter gaat. Blijf in beweging om niet terug te vallen in oude patronen. Bespreek wat er mis ging, en wat je kunt doen om het de volgende keer beter te laten verlopen. Steek je hoofd boven het maaiveld uit en laat jezelf zien!

Tip 6: Ga de uitdaging aan!

 

Heb jij een aanvullende tip?

Heb je nog meer tips? Laat ze achter, ik lees ze graag.
Zo helpen we elkaar.

TIME management

Timemanagement, iedereen worstelt wel eens met de invulling van tijd. Tijd is kostbaar maar niet te koop, daarom noem ik timemanagement, TIME management. De dagen tikken aan je voorbij terwijl je nog zoveel wilt doen! Hoe zorg je er nu voor dat tijd je vriend wordt en niet je vijand?

Structuur

Structuur daar draait het om bij TIME management. Bedenk een structuur die past bij jou. Niet ieder mens is gelijk en wat voor de één werkt, is een drama voor de ander. Belangrijk bij het kiezen van een structuur is dat je het minimaal drie maanden volhoudt om te kunnen oordelen of het werkt.
Het is namelijk heel moeilijk om een nieuwe structuur aan te leren en daar ook daadwerkelijk profijt van te zien. De verleiding om het te laten liggen en terug te vallen in oude patronen ligt op de loer. En dan is TIME management inderdaad verloren moeite.

 

TIME management Tip: Houd vol!

 

Alles zelf doen?

Soms is het helemaal niet nodig om alles zelf te doen. Lees hierover in mijn blog ikke zelf doen. Kijk eens naar je taken en je krachten. Het kan veel lucht geven om taken uit te besteden. Wil je je boekhouding echt zelf op orde houden? Wat kost social media toch veel tijd! Wie kan je helpen met je backoffice. Bekijk je tijdlek en de winst die het je geeft als je bepaalde taken uit handen geeft.

 

TIME management Tip: Besteed uit wat je kunt uitbesteden.

 

Doen wat bij je past, dat is het allerbelangrijkste om een nieuwe gewoonte vol te houden. Hieronder geef ik 5 tips, niet heilig, de een niet beter dan de andere en zeker niet DE top 5. Gewoon 5 tips waar er wellicht 1 tussen zit waar jij blij van wordt!

Organisatietip TIME management 1
Organiseer je mailbox

  • Het verwerken van je mailtjes neemt een hoop tijd in beslag. Als je niet uitkijkt, zit je de hele dag in je mailbox en lees je sommige mailtjes wel drie keer. Tijd om structuur aan te brengen.
  • Lees drie keer per dag je mail. De afleiding van je mailbox is te groot om bij elk mailtje direct actie te nemen. Drie keer per dag is voldoende.
  • Werk de mail direct af en wis de mail. Heb je daar nu geen tijd voor? Schat dan in hoe lang afwerking zal duren. Zet het op een takenlijstjes. Zet de taak met de meeste prioriteit bovenaan. Maak onderscheid in:
    o Taken tot 15 minuten
    o Taken langer dan 15 minuten korter dan een uur
    o Taken langer dan een uur
    o Bellen
  • Wanneer je tijd over hebt, schat je in hoeveel tijd je hebt, en kies je een taak van je takenlijst.
  • Wis het mailtje of archiveer het. Deze mail hoort niet meer in je inbox.

Organisatietip TIME management 2
Maak blokken in je agenda

Plan blokken van activiteiten in je agenda. Is het belangrijk dat je een bepaalde klus af hebt, zet het dan in je agenda. Blok de tijd die je nodig hebt, zodat deze tijd niet wordt ingenomen voor andere zaken. Heel belangrijk: wees streng voor jezelf.

Heb je het ingepland, geef er dan ook prioriteit aan. Je kunt werken met verschillende kleuren om overzicht te geven.
Plan afspraken zoveel mogelijk op één dag, zodat je een andere dag meer tijd hebt om ook daadwerkelijk sommige taken af te handelen. Of plan na een afspraak tijd in om direct de taken die uit de afspraak zijn gekomen af te handelen.

Organisatietip TIME management 3
Maak voor elke dag een map

Maak 31 hangmappen. Eén hangmap voor elke dag van de maand. Wanneer er een taak binnenkomt die op een bepaalde dag gedaan moet worden, leg die taak dan in die map. Je pakt ’s morgens de map van de dag en dat zijn je taken van die dag. Alle andere taken kun je even los laten. Ze hebben een plek gekregen en je zult ze niet vergeten.

Organisatietip TIME management 4
Gebruik bakjes

Werk je voor verschillende klanten? Geef elke klant een eigen bakje, met een eigen kleur. Leg daarin alle belangrijke zaken en taken voor die klant. Ga je dan werken voor die klant dan pak je dat bakje en prioriteer je de taken die gedaan moeten worden.

Organisatietip TIME management 5
Schrijf op je whiteboard

Hang in je werkruimte een whiteboard op. Zet daarop je projecten die onder jouw verantwoordelijkheid vallen. Zet in verschillende kleurtjes de taken op in prioriteit. Dit is een rustpunt voor als je voor verschillende projecten tegelijkertijd werkt. De rust dat je niets vergeet.

Hulp nodig?

Wil je weten welk systeem het beste bij je past? Wil je hulp bij het opnieuw inrichten van je werk?  Neem dan contact met mij op. Ik help je graag.

Meer tips?

Ieder mens is anders, daarom moet je zoeken naar een structuur die past bij jou! Ik vind het leuk als je jouw tip met ons wilt delen. Ik wil je vragen om je reactie achter te laten. Wat is jouw gouden tip? Wat werkt voor jou? Ik vind het leuk als je een reactie achter laat.

 

Van werkdruk naar werkplezier

Werkdruk, we hebben er allemaal wel eens last van. De deadline is in zicht en het werk is nog lang niet klaar! Herken je dat? Ik geef je in dit blog een aantal tips hoe je niet verdrinkt in ellende.

De juiste hulp inschakelen

Ik heb de afgelopen maanden persoonlijk meegemaakt wat een verlichting de juiste hulp inschakelen brengt. Ineke Swart bestaat dit jaar 3 jaar, en dat wilde ik vieren met een nieuwe website. Ik had een goede klik met een creatieve vormgever en ik vroeg hem om mijn website te bouwen. Maar een website bouwen is een ander vak dan vormgeven. Ik was niet blij met het resultaat en ik moest goede input geven om een website te realiseren die werkt en waar ik blij van word. Maar hoe dan?

Toen ik hulp zocht bij een online communicatiespecialist en een webbouwer die mij begreep kreeg ik lucht. Sparren met een online deskundige en werk uit handen geven gaf mij echt vertrouwen dat ik de juiste dingen aan het doen was. Bedenk waar je krachten liggen en besteedt de rest zoveel mogelijk uit. Dat brengt je echt verder.

Tip: Vraag jezelf af: Wie is de juiste partij voor de klus?

Timemanagement

Een beetje spanning en stress in je werk maakt het werk leuk. Als je het druk hebt dan werk je vaak lekker en word je uitgedaagd om creatief te denken in oplossingen. Met een beetje mazzel kom je in een heerlijke workflow, zodat je meer voor elkaar krijgt dan op een rustige dag.
Timemanagement is onmisbaar voor een goede workflow. Je werk goed plannen en zoeken naar innovatieve oplossingen maakt het werk niet alleen maar leuker, maar vooral ook beter beheersbaar.

Tip: Wil je meer handige tools download dan mijn cadeautje De 10 apps die je niet mag missen

Concentratietips

  1. Plan elke dag je taken voor de volgende dag voordat je naar huis gaat. Dit zorgt ervoor dat de drukte uit je hoofd is zodat je beter kunt relaxen. Dat is niet alleen prettig maar rust is ook bevorderlijk voor je concentratie morgen.
  2. Je concentratieboog is ongeveer 20 minuten achter elkaar op zijn top. Plan je werk in blokken van maximaal 45 minuten. Zet een kookwekker die ervoor zorgt dat je na 45 minuten wordt gewaarschuwd. Ga dan iets anders doen. Haal een kopje koffie en praat met je collega bij het koffieapparaat. Zomaar een kantoor inlopen voor een praatje is minder geschikt, dan haal je je collega weer uit zijn of haar concentratie.
  3. Elke keer als je bent afgeleid duurt het weer 12 minuten (ik lees in sommige artikelen zelfs 20 minuten) voordat je weer terug in je werkflow bent. Afleiding is een enorme energielek. Zet je mobiel, e-mail en zo mogelijk de telefoon uit. Doe de deur dicht.

Tip: Plan realistisch. Dat maakt dat je ook met voldoening de dag afsluit

Maak een goede planning

Een goede planning begint natuurlijk al eerder in het jaar. Bedenk wat er dit jaar mis ging en welke situaties je voor het komend jaar wilt voorkomen. Benoem vooral wat je goed hebt opgelost en welke oplossing je echt verlichting hebben gebracht. Zet de piekmomenten eens op een rijtje en bedenk wat je volgende jaar anders kunt doen zodat je het werk ook tijdens deze pieken beheersbaar blijft. Bedenk ook of je alles zelf moet doen. Lees hierover in mijn blog Ikke zelf doen.

Tip: Analyseer het afgelopen jaar en blijf problemen voor

Maar wat als het toch nog even moet?

Je kunt denken, leuk Ineke, maar wat nog als er dingen echt nog even nu moeten gebeuren? Misschien is die éne medewerker waar je van afhankelijk bent vrij de komende dagen. Of je hebt zelf een paar dagen vrij gepland en er staat nog van alles op je lijstje.
Maak een prioriteitenlijst. Vaak haalt dat de druk al van de ketel. Doe de dingen van boven naar beneden één voor één en bewaar je rust. Dan krijg je dingen voor elkaar.

Tip: doe dingen één voor één en niet door elkaar

Kneus of Slim?

Persoonlijke ontwikkeling

Als je kiest om een coachingstraject te volgen, ben je dan slim of kom je dan wat te kort? Lang heeft er een taboe gerust op coaching. Als je een coach nodig hebt, dan gaat het vast niet goed met je, dan kom je te kort en presteer je onder de maat. Dat was de algemene gedachte.

Haal het beste uit jezelf

Gelukkig zien we dat nu anders. Persoonlijke ontwikkeling is ‘hot’.  We zien het nu als open staan om te leren, het beste uit jezelf willen halen en bewust zijn van blijvende ontwikkeling. Daarmee maak je jezelf gelukkiger en merk je dat werkzaamheden effectiever gaan. En dat levert rendement op. Het werkt ook nog eens preventief op het ziekteverzuim.

Ikke zelf doen

In mijn blog van ikke zelf doen, heb ik het er al even over gehad dat we alles zelf willen doen. We denken het ook allemaal zelf te kunnen. Dit geldt ook voor onze ontwikkeling. We maken toch genoeg mee waar we van leren en we komen vanzelf in situaties die ons vormen. Maar waarom zouden we daar geen hulp bij zoeken? Waarom alles zelf doen als er professionals zijn die onze ontwikkeling kunnen stimuleren en in goede banen kunnen leiden?

Plan van aanpak

Zelf heb ik coaching gevolgd bij You! Coaching en Advies en doe ik mee met ‘Ik Start Smart’ van de Kamer van Koophandel.  Ik maak mijn eigen plan van aanpak. Naast het verdiepen van mijn werkzaamheden vind ik het heerlijk om een sparringpartner te hebben die mij een spiegel durft voor te houden. Het houdt me scherp. Ik wil ontwikkelen waar ik nog kan en op deze manier kan ik ook bepalen wat mijn marktwaarde is. Ben ik nu een kneus? Nee, ik denk dat ik juist heel slim ben ;-).

Ikke zelf doen…

Dat doe ik zelf

Wie kent het niet? De 2-jarige peuter die bij alles roept: ‘Nee, ikke zelf doen’.  “Het lijkt wel ingebakken in onze genen. En we komen er ook nooit meer vanaf. Want roept niet iedere zelfstandige: dat doe ik zelf… Of het nu gaat om de boekhouding, de sales of sociale media de ondernemer roept net als de peuter: ikke zelf doen. Bij de peuter grijpen we soms in en zeggen dat het beter is om onder begeleiding te oefenen. Waarom niet bij de zelfstandige? Want… Lees meer

Passie

Passie
Een nieuw jaar, nieuwe voornemens.

 

Mijn voornemen?
Ineke Swart op de kaart te zetten, niet voor de omzet. Ok, ook een beetje dan. Maar vooral om mijn passie te delen voor het vak. Wat is er nou mooier dan een opgeruimd buro? Je buro leeg, betekent dat je hoofd leeg is. Immers je hoeft niet meer te denken aan die stapel visitekaartjes die je nog moet verwerken, de facturen die nodig ingeboekt en opgeruimd moeten worden, de afspraken die nog gemaakt moeten worden. Maar je hebt als ondernemer de ruimte om weer aan je onderneming te denken.

Waarom ben ik dit gaan doen?
Welke ideeën heb ik weggestopt, simpelweg omdat mijn hoofd te vol zat met ‘bijzaken’. Belangrijke bijzaken die wel degelijk gedaan moeten worden maar wel in de weg stonden om de onderneming naar het volgende level te brengen. Kijk en als ik dan mag helpen die bijzaken tot mijn hoofdzaken te maken, daar word ik blij van.

De afgelopen jaren heb ik ervaren dat ondernemers met passie voor hun vak dit simpelweg gewoon uitstralen. Hun enthousiasme steekt je aan. Daar wil je toch graag mee samenwerken? Als zelfstandig ondernemer heb ik zulke ondernemers in de arm genomen. De websitebouwer is zo enthousiast over zijn product, dat ie je gewoon met plezier tot in de late uurtjes je teksten laat schrijven. De leverancier van de promotionele producten denkt mee, zoekt in zijn magazijn naar dat ene product dat je graag wil hebben. En roept in zijn gesprekken zulke leuke marketingacties dat je wel elke dag aan marketing zou willen doen! Meedenkende ondernemers met passie voor hun vak die moet je om je heen hebben!

Ik hoop het jaar 2012 vele ondernemers met mijn passie aan te steken en te mogen wijzen op die andere passievolle ondernemers!

Mijn voornemen voor 2012? Passie!