Hoe zorg je er voor dat… je onderneming jou van een behoorlijk en constant inkomen voorziet?

Met heel veel plezier (en stiekem ook wel een beetje trots…) nodig ik je uit dit gastblog van Femke Hogema, eigenaar van Healthy Finance, te lezen. Zelf heb ik een financiële achtergrond en dacht wel te weten hoe je een business moest runnen. Hoeveel had ik nog te leren en hoe blij ben ik met de lessen van Femke! Haar boek heb ik in 1x uitgelezen en pak ik er geregeld nog weer even bij. Tijdens haar training Winstgevend Plannen heb ik nieuwe inzichten gekregen over mijn dienstenpakket en bij Profit First zijn financiën een feestje! Ik herken mij wel in ‘Jan’ en jij?

 

Jan besloot klant bij mij te worden. Want, zo zei hij zelf, ‘Ik heb een goedlopend bedrijf, maar ik hou er niet genoeg aan over.’ Dat is toch een zin die enige toelichting behoeft, vond ik. Want, wat is eigenlijk een goedlopend bedrijf als je er niet genoeg aan over houdt? Wat is eigenlijk de definitie van succesvol? Te vaak leggen ondernemers de nadruk op omzet draaien. Of er onder aan de streep nog wat over blijft, daar hebben we het niet over. Sommige ondernemers zeggen zelfs ‘verdienen’ als ze bedoelen ‘omzet maken’. En dat is een gevaarlijke. Want je kunt makkelijk een ton omzet maken, terwijl je tegelijkertijd geen cent verdient. En met een ton omzet, kun je behoorlijk de blits maken op een feestje. Als je dan per ongeluk zegt ‘Ik heb dit jaar een ton verdiend’, begrijpt alleen niemand waarom je geen geld hebt om nieuwe schoenen te kopen. Jan draaide al 10 jaar 3 ton omzet per jaar. Maar hij nam er geen cent van mee naar huis. Zijn vrouw zorgde voor het inkomen. Hoe is het mogelijk? Vraag je je wellicht af. Nou, zo moeilijk is dat niet.

De wet van het beschikbare geld

De wet van Parkinson legt het heel goed uit: ‘wij benutten de beschikbare ruimte’. Stel je moet een artikel schrijven, en je hebt daar een dag de tijd voor. Dan kost het schrijven van het artikel een dag. Heb je een uur? Dan red je het in een uur. Zo gaat het ook met geld. Heb je 3 ton beschikbaar om uit te geven? Dan geef je 3 ton uit. Heb je 2 ton? Dan red je het met 2 ton. De crux ligt dus in het beschikbare geld. En bij Jan was alle omzet beschikbaar om uit te geven aan vaste lasten, inkoopkosten en investeringen.

Hoe kan het anders?

Misschien moet er één vraag aan vooraf: ‘Moet het anders?’ Want, laten we wel zijn, Jan zijn vrouw was kennelijk in staat om voor het gezinsinkomen te zorgen. Niks aan de hand toch? Toch wel. Want ik rekende Jan fijntjes voor dat hij met een krantenwijk meer had kunnen verdienen dan met zijn bedrijf. En dan had hij zo’n 11 uur per dag beschikbaar gehad voor zijn hobby: Het klussen aan oude auto’s. Dus, wat staat Jan te doen? Hij moet het beschikbare geld om uit te geven aan kosten en investering verminderen. Dat kan bijvoorbeeld door maandelijks een vast inkomen aan zichzelf over te maken. Het beschikbare geld om bedrijfsmatig uit te geven wordt minder, dus zal hij kosten moeten schrappen. Het kost waarschijnlijk enig inregelen, maar uiteindelijk zullen zijn uitgaven zich aanpassen aan het beschikbare geld. Ook moet Jan uitrekenen of zijn plannen überhaupt winstgevend zijn. Als dat niet zo is, kan hij daadwerkelijk beter een krantenbaan nemen. Deze en meer vragen worden gesteld (en beantwoord) op Winstgevendeplannen.nl

Ik, Femke Hogema, werk vanuit mijn bedrijf, Healthy Finance, als trainer, auteur en spreker. Ik geloof ten diepste dat je alleen dan een succesvol bedrijf kunt neerzetten wanneer je zelf grip op cijfers hebt.

Het is mijn passie om ambitieuze ondernemers financieel bewust te maken en hen te leren hoe je dankzij grip op cijfers je bedrijf financieel succesvol maakt en onderaan de streep meer over houdt! Van mijn bestseller ‘Financiën voor zzp’ers’ zijn inmiddels bijna 10.000 exemplaren verkocht.

Opgeruimd staat netjes?!

Vanmorgen kon ik eindelijk weer eens aan mijn eigen bureau werkplek zitten. Na een internet probleem was ik enkele weken overgeleverd aan de woonkamer. Teruggekomen op mijn kantoor ben ik ondanks mijn to-do-list voor vandaag begonnen met alle paperassen opruimen, bonnen inscannen voor de boekhouder en de verzamelde tassen leegmaken en opruimen.

Zo…opgeruimd staat netjes. Een opgeruimde werkplek zorgt ook voor een opgeruimd hoofd.

 

Ik deel 5 tips met je om je fysieke en digitale werkplek op te ruimen.

 

Tip 1 Begin met opruimen van je werkplek bureau

Het lijkt een inkoppertje, maar hoe snel laat jij je verleiden tot het verplaatsen van je stapel papieren? En ga je ernaast aan het werk? Elke keer als je naar de stapel kijkt, schiet er door je hoofd: oh ja, zo even opruimen. Niet doen! Start met opruimen terwijl je pc opstart en start je dag met een opgeruimde werkplek.

 

Lees ook deze 10 tips voor een opgeruimd bureau werkplek.

 

Tip 2 Een opgeruimde mailbox door gebruik autoreply

Persoonlijk contact is uiteraard van groot belang voor je onderneming. Maar wanneer je geregeld dezelfde soort e-mails verstuurt, is het de overweging waard om hier een sjabloon voor te maken. Dit doe je als volgt: Maak het bericht dat standaard verzonden mag worden. Bewaar het gemaakte bericht als Outlook sjabloon (*.oft).

Je kunt nog een stap verder gaan en deze e-mail middels een autoreply laten versturen. Dit doe je in Outlook door de regels goed in te stellen.

Een beknopte werkwijze:

  1. Stel een nieuwe regel op (via Start\verplaatsen\regels)
  2. Zet in de regel de specifieke tekst die in het onderwerp of bericht voor moet komen. Je kunt dit zo uitgebreid instellen als je wilt.
  3. Tenslotte kun je er ook voor kiezen deze e-mail direct in hiervoor bepaalde mappen te plaatsen.

 

Meer tips over een opgeruimde mailbox in mijn blog ‘hoe zorg je ervoor dat…je een opgeruimde mailbox hebt’

 

Tip 3 Digitaal brainstormen met geeltjes

Wie kent ze niet ‘de geeltjes’? Iedereen mag de ideeën op 5 geeltjes zetten en die gaan we clusteren. Wist je dat dit ook digitaal kan met Lino. Het is gratis te gebruiken via internet en op Android en Apple apparaten te downloaden. Je kunt tekst, plaatjes en relevante documenten in de vorm van geeltjes opplakken.

Alle deelnemers van de brainstormsessie hebben een eigen scherm waar iedereen aan de geeltjes kan werken of nieuwe geeltjes toe kan voegen. Iedereen schrijft dus zijn of haar ideeën op het digitale geeltje. De geeltjes van alle deelnemers worden in een latere fase gereorganiseerd.

 

Geen bureau werkplek meer vol met papiertjes na de brainstormsessie!

 

Tip 4 Wees je bewust van de 80/20 regel

Wist je dat je 80 procent van de tijd maar 20 procent van je spullen gebruikt? Vraag je dus af en toe eens af bij spullen die je nooit aanraakt: Wil ik dit bewaren? Heb ik het op specifieke momenten nodig? Zo nee, doe of geef het dan weg.

 

Tip 5 Schoon geregeld bestanden op

Bestanden opschonen zorgt ervoor dat je pc overzichtelijk blijft en niet teveel geheugen in beslag neemt. Plan deze actie in ieder geval 1x per jaar in je agenda. Wees je alleen wel bewust van het feit dat je gegevens van ex-klanten en relaties niet zomaar verwijderd mogen worden vanwege de bewaarplicht. Ook al heb je bepaalde gegevens niet meer nodig, toch kun je in de problemen komen door die te wissen als de bewaarplicht van toepassing is. Met welke bewaartermijn je rekening moet houden hangt af van het soort gegevens (in het algemeen geldt de bewaarplicht van 7 jaar. Deze periode gaat in als het document geen actuele waarde meer heeft).

Denk echter ook aan back-ups en kopieën. De Wet bescherming persoonsgegevens eist namelijk dat data gewist worden als je ze niet meer nodig hebt. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens kun je terugvinden in welke gevallen je verplicht bent de verwerking van persoonsgegevens bij haar te melden en in welke gevallen niet.

 

Wat kan een virtueel office manager voor jou betekenen?

Heb je hulp nodig of kun je wel een 1-op-1 impact sessie gebruiken?

Hoe zorg je ervoor dat je geen last hebt van uitstelgedrag?

Uitstelgedrag! Je wilt het wel doen, sterker nog als je het niet doet dan kan je in de problemen komen. Maar toch stel je het doen van die ene taak steeds uit.

Herken jij uitstelgedrag? Heb je er weleens last van? Laten we de definitie van uitstelgedrag van Wikipedia benoemen zodat we over het zelfde soort uitstelgedrag hebben.

 

Uitstelgedrag volgens Wikipedia

Uitstelgedrag is het uitstellen van taken die men eigenlijk wil of moet doen en waarbij men weet dat het uitstel waarschijnlijk niet goed is en tot moeilijkheden of extra stress zal leiden. Daarom wordt dit soms ook irrationeel uitstel genoemd.

 

Uitstelgedrag aanpakken

Het is zinvol om eens te kijken of er een patroon zit in de taken die je uitstelt. Stel je steeds dezelfde soort taken uit? Ik merkte bij mezelf dat ik van opdrachten die te maken hadden met het uittypen van opgenomen teksten niet vrolijk werd. Ik stelde die taken zo lang mogelijk uit en keer op keer kreeg ik stress van dit punt op mijn takenlijst.

 

Kom in actie
Toen ik mij realiseerde dat mijn uitstelgedrag opspeelde bij een uittyptaak, heb ik dit soort opdrachten gewoon niet meer aangenomen.  Herken jij een taak die jij steeds weer uitstelt? Kan je deze taken schrappen van jouw takenlijstje? De oplossing ligt niet alleen in het weigeren van de taak je kunt ook bekijken of je de taak kunt delegeren of uitbesteden. Maar pak het aan! Je voelt je daarna veel beter.

 

Je weet zelf de oplossing
Het kan ook zijn dat een bepaald soort type klant je niet aanspreekt. Misschien heb je angst om te falen of juist om succes te hebben! Het niet kunnen inschatten van de taak en de gevolgen daarvan is ook een aanleiding tot uitstelgedrag.  Zoek iemand om mee te sparren, je problemen te bespreken en je zult merken dat je zelf de oplossingen aandraagt.

 

Ontdek waarom je uitstelgedrag vertoont en zoek naar oplossingen.

 

Kies bewust

Je kiest bewust voor je klanten en je kiest bewust voor de taken die op je takenlijstje staat, kies er dan ook bewust voor om je weerstand tegen de klus te negeren. Geef geen gehoor aan je gevoel dat je liever eerst een gemakkelijke klus wilt gaan doen. Betrap je jezelf erop dat je uitstelgedrag vertoont? Kom dan in actie! Eat that Frog!

 

Eat that Frog

 

Kom in een workflow

Een grote klus is vaak onoverzichtelijk. Waar moet je beginnen? Wat moet je allemaal doen? Je mist het overzicht. Doordat je het overzicht verliest, ga je uitstelgedrag vertonen. Je hebt immers geen tijd om aan die grote klus te beginnen maar je hebt nog wel tijd om Facebookberichten te beantwoorden, je mail op te schonen, je bureau op te ruimen, koffie te zetten en een praatje te maken met een collega (=uitstelgedrag).

 

Maak je werk overzichtelijk
Als je een taak in deeltaken verdeelt, kun je meer wegvinken van je takenlijstje én je kunt een deeltaak gemakkelijker tussendoor doen. Als je bijvoorbeeld een blog wilt schrijven, schuif je die taak voor je uit. Deel die taak eens op:

  1. Maak een checklist van de deeltaken
  2. Kies een onderwerp
  3. Kijk op Internet wat er al over geschreven is
  4. Bepaal de punten die je graag wilt meegeven aan je volgers
  5. Schrijf een samenvatting van wat je hebt gelezen
  6. Deel de teksten in volgens je wensen
  7. Bepaal een zoekwoord die je wilt integreren in je teksten
  8. Integreer het zoekwoord en redigeer het blog
  9. Zet het blog in je website
  10. Deel je kennis

 

Zo kom je in een workflow
Die ene taak worden zo 10 deeltaken die je gemakkelijker tussendoor kunt doen. Je hoeft niet alle 10 de deeltaken direct te doen. Je kunt ook de eerste 3 deeltaken wegstrepen en doorgaan wanneer je weer tijd hebt om de volgende deeltaken weg te strepen. En dat gevoel geeft je ruimte. Uitstelgedrag verdwijnt als je gewoon begint; ook al is dat maar met 1 deeltaak. Als je in de workflow komt, streep je sneller dan verwacht alle 10 de deeltaken weg.

 

Deel je taken op in deeltaken

 

Wegstrepen van je takenlijst, hoe heerlijk is dat?

Als je de deeltaken als taak op je checklist/ to-do-list zet, dan voel je ook hoe heerlijk het is dat je de taken ook kunt wegvinken. Pling… en weer een deeltaak weg. Heerlijk!

 

Zet alle deeltaken op een checklist!

 

Bijt door!

Als je succes wilt behalen dan moet je soms gewoon even doorbijten. Wees af en toe wat strenger voor jezelf. Weerstand is een menselijk proces en waarschijnlijk zegt een stemmetje in je hoofd dat je het morgen ook nog kunt doen, of dat je nu beter….. Nee! Je kunt het. Nu!

 

Beloon jezelf
Hoe fijn zal het zijn als die taak gedaan is? Beloon jezelf na de taak, wissel productiviteit of met korte periodes van plezier, onderhandel met jezelf maar zorg dat je het aan het einde van je dag klaar hebt! Houd de focus op je doel!

 

Wees af en toe gewoon wat strenger voor jezelf om een hoger doel te halen.

 

Houd jezelf voor de gek

Dit vind je misschien een rare tip, maar het werkt. Als jij uitstelgedrag vertoont dan maak je jezelf wijs dat je niet fit bent, dat je geen concentratie hebt en dat het je vandaag niet gaat lukken omdat je gewoon niet scherp genoeg bent. Je bent wat je denkt! Bedenk eens dat je juist in een productieve bui bent, dat je scherp bent, dat je precies weet wat je wilt en dat je dat varkentje weleens gaat wassen. En? Het werkt!

 

Je bent wat je denkt, bedenk dat je vandaag in een productieve bui bent!

 

Contact opnemen

Heb je geen last van uitstelgedrag maar heb je gewoon te veel taken?  Ik help je graag! Ik kan je helpen om structuur aan te brengen in je dagelijks werk, ik wil taken van je overnemen en/of ik kan je een paar uur per week komen ondersteunen. Neem contact met mij op en we bespreken samen hoe ik je ga helpen.

 

Uitstelgedrag tips?

Heb jij nog een tip om uitstelgedrag aan te pakken? Laat het onder dit blog weten. Laten we onze kennis met elkaar delen zodat we elke dag productief zijn en blijven zodat onze doelen binnen handbereik liggen.

 

Hoe zorg je ervoor dat… je een opgeruimde inbox hebt?

Op 19 maart is het Nationale Opschoondag. Waarom is er een Nationale Opschoondag? Klaarblijkelijk hebben wij een Nationale dag nodig om te doen wat we eigenlijk het beste elke dag kunnen doen?

Als je wacht tot 19 maart krijg je chaos in je mailbox. Nu de vakantie voor de deur staat is het handig om je e-mail op te schonen. Dan kom je een stuk prettiger terug.

Aan de slag!

Hoe houd ik mijn inbox leeg?

Hoe vaak lees je een e-mail en sluit je de e-mail weer als ongelezen omdat je nu geen tijd of zin hebt om in actie te komen? Als jij dat ook weleens doet dan is de kans groot dat je de e-mail meerdere keren leest en weer sluit zonder dat je in actie bent gekomen. Zonde van je tijd!

Open je een e-mail? Ga dan gelijk over tot actie!
Dat kan zijn dat je de e-mail in een juiste map zet, of op je to do lijst, of dat je hem direct beantwoord en archiveert.

 

TIP: Als je een e-mail opent: doe er dan ook direct wat mee!

 

Hoe verdeel ik mijn e-mail in mappen?

Je kunt alle e-mail betreffende een onderwerp in een map verzamelen. Als je dan aan het werk gaat over dat bepaalde onderwerp of voor een bepaalde afzender dan heb je alle e-mail overzichtelijk bij elkaar. Ik heb bijvoorbeeld een map gemaakt met ‘nieuwsbrieven’. Zo kan ik de informatie lezen wanneer het mij uitkomt. Hieronder geef ik tips voor werken met mail in Outlook. Werk je met Gmail? Check dan mijn blog over Sordt.

  1. Je gaat naar Outlook.
  2. Klik op je rechtermuisknop in de linker balk.
  3. Je kiest voor nieuwe map aanmaken.
  4. Je geeft de map een gewenste naam en je sleept de map naar de positie die voor jou het beste werkt.
  5. Nu kun je gemakkelijk de e-mail slepen naar de betreffende map.

 

TIP: maak direct mappen aan in Outlook en sleep je e-mails hierin. Je inbox wordt een stuk leger!

 

Hoe geef ik de prioriteit van een e-mail aan?

Ga naar een bericht die je prioriteit wilt geven. Boven in Outlook staat een mogelijkheid om een vlaggetje aan je e-mail toe te voegen. Naast het vlaggetje staat een pijltje. In het afrolmenu krijg je opties over wanneer je de e-mail wilt opvolgen. Je kunt een herinnering aan de e-mail toevoegen zodat de e-mail weer in beeld komt wanneer je de e-mail moet gaan opvolgen.

 

 

TIP: maak een keuze welke werkwijze jij prettig vindt. To do lijsten of prioriteren in e-mail. Niet beide methodes!

 

Hoe kan ik automatisch e-mail verplaatsen?

Niet alle e-mail hoeft in je inbox te komen. Je kunt e-mail direct in een map plaatsen en lezen wanneer het jou uitkomt. Ik laat bijvoorbeeld mijn nieuwsbrieven direct in de map ‘nieuwsbrieven’ plaatsen. Zo vervuild mijn e-mail niet.

  1. Klik in de map Indelen op de optie Regels.
  2. Klik onderaan op de + om een Nieuwe regel toe te voegen.
  3. Geef de regel een naam, dan kun je de instelling makkelijker terugvinden als je hem wilt aanpassen.
  4. Kies voor de Opties die jij wilt en klik op Ok.

 

TIP: denk na welke e-mails je op bepaalde tijd kan lezen en maak hiervoor regels aan. Hierdoor kom je ook niet in de verleiding om ze te lezen als je er eigenlijk geen tijd voor hebt.

 

Hoe begin je?

Vaak zit je mailbox al behoorlijk vol. Waar begin je met opschonen?

  1. Groepeer je e-mail op discussie, dan heb je alle mails over hetzelfde onderwerp bij elkaar staan.
  2. Groepeer je e-mail op afzender zodat je kunt bepalen welke e-mails niet meer relevant zijn.
  3. Verwijder de e-mail die niet meer relevant of achterhaald is. Je hoeft echt niet alles te bewaren!
  4. Selecteer op naam zodat je de e-mail kunt selecteren en direct in de nieuwe map kunt plaatsen.

 

TIP: Lees de tips en begin!

 

Hoe verweer je SPAM in je mailbox?

Een grote ergernis in je mailbox is SPAM! Dit kun je voor een groot deel voorkomen.

  1. Installeer een goede SPAMfilter
  2. Krijg je veel spam via je website? Overweeg dan om een beschermd e-mailadres op je website te zetten. Meer informatie over Symantec File Share Encryption

 

Hoe maak je regelmatig een back-up?

Via de e-mail krijg je veel informatie toegestuurd. Veel e-mails bevatten waardevolle informatie om je werk goed te kunnen doen. Je moet er toch niet aan denken dat je alles kwijt bent! Maak regelmatig een back-up van je e-mail.

  1. Open Outlook en klik op Bestand en daarna op Open
  2. Klik daarna op Import
  3. Kies in de popup voor Export to a file
  4. Kies voor Inbox en klik het vinkje submappen inclusief onderaan het scherm aan
  5. Kies een locatie waar je het bestand wilt opslaan

 

Tip: Maak regelmatig een back-up!

 

Heb jij nog tips?

Heb jij nog tips die je met mij wilt delen? Laat je tip dan onder dit blog achter. Ik ben benieuwd.

Mijn laatste tip voor jou: wil je meer weten over slim werken in Outlook? Neem dan zeker eens een kijkje bij Haal meer uit Microsoft!

Stel je het liever uit tot Nationale Opschoondag? Dan heb je hulp nodig! Neem dan contact met mij op. Ik help je graag in een gratis sparsessie.

 

Hoe zorg je ervoor dat jij je planning haalt?

Plannen en organiseren

Plannen en organiseren vermindert de werkdruk. Ervaar jij een grote werkdruk? Wil jij steeds meer doen en het liefst met minder middelen in minder tijd? Tijd is je grootste vijand. De kans bestaat dat je daardoor een gehaast gevoel hebt en stress ervaart. Verminder je stress door effectief te gaan werken. Wat moet je doen om effectief werken vol te houden?

Hoe zorg ik ervoor dat ik mijn planning haal?
Dit zijn mijn tips!

Dromen

Als je gaat dromen en visualiseren dan weet je waar je naar toe wilt. Je stelt je doelen en aan deze doelen hang je een planning. Start met visualiseren hoe het voor jou zou zijn als je het eindresultaat haalt. Alles plannen en organiseren om je dromen te verwezenlijken voelt niet als een werkdruk maar als een reis.

Als je van koers raakt, haal dan je visualisatie weer naar boven of hang een moodbord met je droom aan de muur. Op deze manier word je bewust waarvoor je werkt en doe je de juiste dingen!

 

 1. Start met dromen

Digitaal werken

Digitaal werken geeft rust. Alle documenten kun je in de Cloud opslaan zodat ze veilig zijn en je ze altijd en overal kunt oproepen. Dit geeft rust en ruimte om te focussen op je taken. Gebruik digitale notitieboeken, leer de sneltoetsen, werk digitaal aan een project met een speciaal projectmanagementbord (bijvoorbeeld Trello) en print zo min mogelijk uit. Die papieren moet je ook allemaal weer opbergen.

 

 2. Werk zoveel mogelijk digitaal

Opruimen

Een opgeruimd en leeg bureau werkt prettiger dan een vol bureau waar je tussen stapels papier moet zoeken naar het juiste document. Je geniet van nog meer rust als je de documenten op je computer ook goed archiveert. Het is belangrijk om momenten te plannen om je pc schoon te houden.

Begin elk jaar met het opschonen van je computer. Laat je virusscanner je pc uitgebreid scannen en ruim malware op. Archiveer alle documenten waarvan je denkt dat je ze niet meer nog nodig hebt en maak een back-up van je pc. Maak direct een herstelpunt zodat je bij problemen met je computer niet al te grote stress hebt om het te herstellen. Zorg voor een heldere mappenstructuur en plaats direct de documenten in de juiste map.

 

 3. Begin met opschonen

Delegeren

Kijk objectief naar je taken bij het plannen en organiseren hoort ook prioriteren. Geef jezelf af en toe een schop onder je kont.

Wat is voor jou echt belangrijk? Bedenk wat je wilt en bovenal wat je niet wilt. Ken je eigen plus- en minpunten. Kies voor datgene waar je je toe voelt aangetrokken. Voor andere noodzakelijke taken schakel je hulp in.

 

 4. Niet alles zelf doen

Tijd managen

Als je je tijd goed wilt plannen en organiseren dan stel je een tijdslimiet aan de activiteiten die je hebt ingepland. Verspil niet te veel tijd aan social media en het beantwoorden van e-mails.

Een taak duurt zolang als de tijd die je ervoor hebt. Plan je te ruim dan heb je een grote kans dat je die ene brief te vaak herschrijft. Goed is goed. Hoeveel tijd heb jij nodig om het goed te doen? Plan realistisch.

Schiet niet in de stress als je jouw planning niet haalt. Doe de belangrijkste dingen van je planning en plan de dingen die je niet redt op een ander tijdstip. Ontspanning is net zo belangrijk als inspanning. Je zult zien dat je beter presteert als je op tijd ontspant.

 

5. Geef aandacht aan TIME management

Succes met plannen!

Ik wens je veel succes met plannen.

Zie je het niet meer zitten, ben je toe aan een nieuwe start?
Wil je dat ik met je meekijk en meedenk? Heb je nog vragen?
Neem contact met mij op, ik help je graag.

Hoe zorg je ervoor dat… je tijd bespaart?

Tijd te kort?

Nieuwe patronen inslijten kost overtuigingskracht, doorzettingsvermogen en tijd! Houd minimaal drie weken vol voordat je besluit of het iets of niets voor je oplevert. Begin niet ambitieus aan alle tips, maar kies wat past bij jou en waarvan jij denkt dat je het kunt volhouden.

 

Tip 1: Kiezen en volhouden!

Moet je echt alles doen wat er van je wordt gevraagd?

Om maar eens met de deur in huis te vallen, moet je echt alles doen wat er van je wordt gevraagd? Als je tijd te kort komt, mag je ook nee zeggen. Nee zeggen vinden veel mensen moeilijk. Maar nee zeggen is niets persoonlijks! Het is krachtig, juist omdat je goed in beeld hebt of het verzoek bijdraagt aan je doelen. Zeg nee, als de taak voor jou geen doel heeft. Draai er niet omheen want dat kost beide gesprekspartners onnodig energie. Wees duidelijk: “Nee, dat doe ik niet want…’. Je zult zien dat je respect zult ontvangen. Je geeft hiermee een cadeau aan je gesprekspartner. Je bent een voorbeeld.

 

Tip 2: Zeg eens wat vaker nee!

Doe het in één keer goed

Als je ja hebt gezegd, doe het dan ook in één keer goed. Luister goed naar de opdracht en vraag door. Vat de vraag samen en herhaal wat jij denkt dat er van je verwacht wordt. Is er iets nog niet helder? Vraag dat dan gewoon. Dat scheelt later een extra terugkoppeling, en dus tijd.

Je hoeft niet meteen in actie te komen. Kijk naar je andere taken en cluster de taken die bij elkaar passen. Moet je de deur uit? Kijk dan of je dit ritje kunt combineren met andere externe taken. Moet je een mailtje sturen? Plan dit dat in een tijd waarin je meteen andere taken in bijvoorbeeld Outlook kunt doen. Cluster je taken, zodat je meer gedaan krijgt.

 

Tip 3: Luister goed, vraag door en cluster je taken.

Goed denkwerk bespaart tijd

Heb je tijd te kort? Neem dan, net als Adinda van vindjeklant.nl eens Tijd voor bezinning. Het einde van het jaar is daar natuurlijk een prima tijd voor. Tijd besteden aan bezinning is uiteindelijk tijd besparen.

  • Wat zijn je werkzaamheden?
  • Wat voor nut hebben ze?
  • Waar zit de grootste winst?
  • Welke taken vind je leuk?
  • Wat kost tijd en levert niets op?

Schrap drastisch de taken die tijd en energie kosten maar weinig opleveren. Is het echt belangrijk om elke dag uren op sociale media te zitten? Moet je elk moment van de dag het laatste nieuws weten, of is ook het clusteren van deze taken zinvol en tijdbesparend?

 

Tip 4: Denk eens goed na welke taken je kunt schrappen.

Knip je taken op

Je hebt tijd te kort en dan moet je wachten! We kennen het allemaal wel. Wachten bij de tandarts, op de bus of in de auto op je kinderen. Zorg dat je altijd iets in je tas hebt van de stapel, ‘ wil ik nog lezen’. Ruim wat mailtjes op via je telefoon of lees dat blog dat je nog in je favorieten hebt staan. Maak taken niet te groot. De stapel te lezen items wordt zo hoog, dat je er niet meer aan begint. Of je mailbox loopt zo vol, dat je niet meer denkt aan archiveren. Maak taken klein en behapbaar zodat je die in verloren tijd kan doen. Zo krijg je grip op je tijd én je taken.

 

Tip 5: Knip je taken op in kleine stukjes zodat je ook echt iets bereikt.

Hulp nodig?

Heb je tijd te kort en heb je hulp nodig om weer grip te krijgen op je tijd? Dan is het structuurtraject iets voor jou. Ik bekijk je werkprocessen en samen richten we processen opnieuw in met handige programma’s en tips. Zodat jij weer grip krijgt op je dagelijkse werkzaamheden en fluitend begint aan je werkdag én eindigt.

Meer weten? Neem dan vandaag nog contact met mij op!

 

Proactief plannen

Je hebt goede voornemen om dit jaar een aantal zaken anders aan te pakken. Maar hoe zorg je ervoor dat je de juiste prioriteiten stelt? Om dit jaar nog beter te starten, raad ik je aan om je agenda te gaan plannen!

Ga nu proactief plannen!

Hoe vaak gebeurt het dat als je ’s avonds naar huis gaat en dat je ondanks het feit dat je druk hebt gehad, toch bijna niets van je eigen takenlijst hebt kunnen afhandelen? Te vaak? Leer nu proactief te plannen en profiteer van de voordelen.

Wat is proactief plannen?

Proactief plannen is een vorm van timemanagement waarbij je je dag op voorhand structureel indeelt. Probeer het eens uit! Wacht niet met plannen tot het nieuwe jaar begint, maar start vandaag nog met het plannen van je afspraken en taken. Een goede planning verbetert de resultaten en geeft rust en houvast.

Moeite met plannen? Niet met deze tips!

Proactief plannen is makkelijker gezegd dan gedaan. Ik begrijp dat. Ik zoek altijd naar manieren hoe ik beter kan plannen en effectiever kan werken. Ik deel je tips die mij hebben geholpen.

   Tip 1: Leg prioriteiten vast

Dat lijkt logisch maar heel eenvoudig is dat niet. Alles lijkt belangrijk te zijn en alles lijkt urgent. Maak een top 3 van je doelen voor dit jaar.

Doelen kunnen bijvoorbeeld zijn:

  1. Ik zet mijn nieuwe product in de markt.
  2. Ik wil de service naar klanten toe verbeteren.
  3. Ik wil de interne communicatie in mijn bedrijf optimaliseren.
  4. Ik wil mijn administratie beter gaan bijhouden.
  5. Ik wil meer vrije tijd.
  6. Ik wil mijn omzet verdubbelen.
  7. Ik wil bedrijfswagens gaan inzetten.

Koppel nu je taken aan de doelen. Taken die een bijdrage leveren aan je eerste doel geef je meer prioriteit dan aan taken die gekoppeld zijn aan doel 7. Dit houdt in dat de productbeschrijving van je nieuwe product meer prioriteit krijgt dan de folder over bedrijfswagens. Terwijl ik mij goed kan voorstellen dat je gemakkelijk in de verleiding komt door de offerte die je hebt gekregen van de dealer en aan de hand van de folder het internet opgaat om te kijken en te vergelijken.  Je besluit, doordat je direct in actie komt op de offerte, heeft tot gevolg dat het marketingbureau moet wachten op je feedback van de productbeschrijving. Terwijl je zelf hebt bepaald dat het in de markt zetten van je nieuwe product je eerste doel is.

Een redelijk eenvoudige benadering en erg effectief. Het maakt je bewust van je acties.

  Tip 2: Stel jezelf de juiste vragen om de prioriteit van je taken te bepalen

Als je weet welke taken een bepaald doel dienen, dan is het gemakkelijker om een prioriteitenlijst te maken. Stel jezelf de volgende vragen bij het maken van de prioritering.

  1. Draagt deze taak bij aan een doel in mijn top 3?
  2. Wanneer moet deze taak gerealiseerd zijn en waarom?
  3. Wat gebeurt er als ik dat niet doe?

Naar aanleiding van de antwoorden weet je hoe hoog de taak op je takenlijst komt te staan.

   Tip 3: Plan niet alleen je afspraken maar ook je taken

Een agenda gebruik je om je afspraken bij te houden. Als je een nieuwe afspraak moet plannen dan zie je gaten in je agenda waar je de afspraak neer kunt zetten. Maar is die ruimte wel echt leeg?

Bedenk dat het maken van een afspraak ook een doel dient. Welk doel is dat? Het kan zijn dat er een taak op je ligt te wachten die hoger op de prioriteitenlijst staat dan de afspraak die je wilt plannen.

Blok tijd in je agenda voor het afhandelen van je taken. Gebruik kleuren om een overzicht te krijgen in de belangrijkheid van die taak. Zo krijg je ook direct inzicht waarom je steeds vastloopt. Het verplicht je om na te denken over of je de taak voorrang geeft op de afspraak of andersom.

Werk je liever met een app dan je agenda dan heeft Microsoft daar een geweldige app voor “ToDo“. Hierin kun je bijvoorbeeld ook samenwerken met anderen, en deze personen taken toe wijzen.

Tip 4: Plan je volgende werkdag aan het einde van je dag

Aan het einde van je werkdag bekijk je je takenlijst. Je categoriseert opnieuw naar belangrijkheid en je maakt een planning voor je volgende werkdag. Plan realistisch zodat je na de werkdag ook tevreden kunt terugkijken op wat je hebt volbracht.

  Tip 5: Eat that frog

Doe de vervelendste taak eerst. Je kent het wel, die taak die je lastig vindt maar tegelijkertijd bijdraagt aan een doel in de top 3. Doe deze taak nog voordat je je mailbox opent. Het geeft je energie en voldoening als je die taak kunt afstrepen. Stel je de taak uit, dan kost het je (ongemerkt) juist energie.

  Tip 6: Laat je niet leiden door je mailbox

Je zult niet de enige zijn die zich laat afleiden door de mailbox. Het lezen en beantwoorden van mail is ook een taak die je kunt inplannen. Start de dag niet met je mailbox, maar plan het afhandelen van mailtjes in op verschillende momenten van de dag. Kan je een mailtje binnen vijf minuten afhandelen? Doe dat dan direct. Heeft het beantwoorden van het bericht meer tijd nodig, plan die taak dan in volgens de prioritering van je doelen. Sluit mailtjes niet als ongelezen. Dat kost je extra tijd en energie, omdat je ze op een later tijdstip nog eens gaat lezen.

  Tip 7: Maak gebruik van digitale mogelijkheden

Er zijn diverse apps en programma’s die het werk leuker en gemakkelijker maken. Maak gebruik van die mogelijkheden. Lees het artikel over TIME management of download de 10 apps die je niet mag missen!

1-op-1 impact sessie

Ik kan mij voorstellen dat je niet weet waar je moet beginnen. Je hebt overal wel wat liggen en veel informatie zit in je hoofd. Hoe ga je dat aanpakken? Ik kom je graag helpen.

De 1-op-1 impact sessie is uitermate geschikt om dit aan te pakken. Daar gaan we tijdens deze 4 uur durende sessie alle aandacht op richten. Niet alleen door te navelstaren, maar juist door praktische handvaten, tools en inzichten te geven die jou vooruit helpen.

Omdat de 1-op-1 impact sessie op locatie plaatsvindt, ben je ook echt even uit ‘de waan van de dag’. Telefoon uit, Focus aan!

Tijdens onze online intake nemen we de tijd om te bespreken waar jij aandacht tijdens jouw 1-op-1 impact sessie aan wil besteden. Ik vraag door, geef wellicht al wat huiswerk mee en zorg dat ik voorbereid ben op jouw vraagstuk.

Na de sessie heb je natuurlijk altijd een ‘oh ja gevalletje’ dat je nog iets niet hebt gevraagd, je iets te binnen schiet of tijdens de uitvoering merkt dat je nog wel even wat hulp kunt gebruiken. Uiteraard is dat ook onderdeel van de 1-op-1 impact sessie. Je krijgt na de 1-op-1 impact sessie 1 uur tijd om in te vullen op een manier zoals jij het beste geholpen bent.

Neem contact op als je hier meer over wilt weten of kijk bij 1-op-1 impact sessie.

De kracht van loslaten

Als ondernemer moet je van alle markten thuis zijn. Je bent meer dan alleen een vakman of vakvrouw. Herken je dat?

In de afgelopen drie jaar heb ik inspirerende ondernemers om mij heen verzameld. Zij hebben mij heel wat goede tips gegeven. We hebben al snel de neiging om alles zelf te willen doen. Maar als je de kracht van andere ondernemers inzet voor je bedrijf bereik je meer dan dat je dat alleen kunt doet.

Dat is de kracht van loslaten!

 

Samen is sterker dan alleen

Samen bereik je nu eenmaal meer. Ik heb er eerder een blog over geschreven: Ikke zelf doen…

In dit blog laat ik experts aan het woord. Ik heb een aantal ondernemers kunnen verleiden om drie gouden tips met ons te delen.

Adinda Keizer - Vindjeklant | Loslaten

Mijn naam is Adinda Keizer en ik ben ondernemerscoach en trainer bij vindjeklant.nl. Ik help ondernemers bij het vinden en binden van klanten, dus het commerciële deel van het ondernemerschap. Daarnaast ben ik de bedenker en uitgever van het Vindjeklantspel. Eén van de vier edities van het Vindjeklantspel is de editie Merkwaarden. De merkwaarden zijn de basis van elk bedrijf. Met behulp van de kaarten heb je binnen twee uur duidelijk waarom de klant bij jouw bedrijf moet zijn.

www.vindjeklant.nl

  Mijn gouden tips om klanten te vinden zijn:

1.Weet waarom je klant zaken met je wil doen

Dit is de basis van je bedrijf. Als je weet waarom je klant met jou zaken doet dan weet je ook wat je moet communiceren om in de spotlight te komen. Vraag het je klanten. Je zult verbaasd zijn over de antwoorden.

2. Hoe beter je helpt, hoe meer je verkoopt

Veel draait om gunnen. De gunfactor kun je beïnvloeden door je kennis te delen. Ga in gesprek met je potentiële klanten. Online en offline. Geef echte aandacht en probeer te helpen waar je dat kunt.

3. Zorg dat jij de expert bent op jouw vakgebied

Door kennis te delen gaan mensen je zien als expert. Je kunt je kennis delen door bijvoorbeeld te gaan bloggen of tips te delen op social media. Zorg dat je gezien wordt, zowel online als tijdens netwerkbijeenkomsten.

 

Patricia van Es - PvExpert | Loslaten

Patricia van Es

Ineke en ik hebben een historie als collega’s bij verschillende werkgevers. Leuk dat ik nu met mijn bedrijf voor haar bedrijf mag schrijven. Wat doe ik? Met mijn team verzorgen we de salarisadministratie voor bedrijven van 1 tot 500 werknemers. Een salarisadministratie wordt vaak als last gezien terwijl ik het juist heel leuk vind om die ingewikkelde puzzel perfect te leggen. Geld is voor werknemers nog steeds een belangrijk doel om te werken. Ik vond en vind dat de salarisadministratie meer aandacht verdient dan dat de meeste werkgevers kunnen geven. Dit komt vaak door gebrek aan kennis of tijd. De kracht van een goede salarisadministratie is de kracht van het loslaten

www.pvexpert.nl

  Mijn gouden tips voor je salarisadministratie zijn:

1. Weet wat je doet!

Een schot voor open doel, maar ik zie nog vaak dat een salarisadministratie er even bij wordt gedaan. Terwijl een gedegen kennis van een goede salarisadministratie studie nodig heeft. Er verandert zoveel, je bent nooit uitgeleerd.

2. Stel vragen als je twijfelt!

Eén klein aspect kan grote gevolgen hebben. Het vergeten uit te zetten van een vinkje kan ervoor zorgen dat je werknemer een flink bedrag aan de belasting moet terugbetalen. Weet je niet zeker of het vinkje nu aan of uit moet? Vraag het een salarisadministrateur.

3. Onderschat personeelsverloning niet!

Ik ben al meer dan 18 jaar salarisadministrateur en ik leer elke maand nog wel iets nieuws. Ik vind dat leuk, maar als het niet je vak is en je bent wel verantwoordelijk voor de salarisadministratie is het echt een stuk minder leuk. De belastingdienst kijkt mee. Ik ondersteun daarom het advies van Ineke, doe wat je leuk vindt en waar jij goed in bent!

 

Renate Termaat - Cloudtraffic | Loslaten

Renate Termaat

Ik ben online marketeer en e-commerce strateeg, Ik houd me bezig met SEO/ SEA, Bing ads, webshops en webdesign. Ik ben eigenaar van Cloudtraffic. Ik vind het leuk om ondernemers te helpen met het realiseren van de groei van hun bedrijf. Ik krijg er voldoening van als onze klanten door onze hulp en ideeën meer succes behalen.

www.cloudtraffic.nl

   Mijn gouden tips voor een samenwerking met online marketeers zijn:

1. Transparantie boven alles!

Als je gaat samenwerken met een online marketeer is het voor jou vaak onduidelijk waar je nou eigenlijk voor betaalt. Blijf in overleg met je marketeer. Jij bent als klant specialist, laat je stem horen en blijf betrokken. Met de gezamenlijke kennis kun je ongelofelijke goede resultaten behalen.

2. Geloof geen gouden bergen

Geloof geen gouden bergen. Zit je met een online marketeer aan tafel die je belooft binnen een bepaalde tijd op positie één in Google te staan? Worden er beloftes gedaan die te mooi zijn om waar te zijn? Ren dan hard de andere kant op, want dan is dat ook zo. Niets is zo veranderlijk als Google! Garanties zijn gewoon niet te geven. Ga op je gevoel af bij het maken van een keuze van een onlinemarketeer die jou gaat helpen met een optimale ranking van je website.

3. Praktijk boven theorie

Veel schreeuwers in onze branche vertalen blogs van grote SEO goeroes uit Amerika maar vergeten dat deze blogs vooral op theorie gebaseerd zijn. Met als gevolg dat er bij uitvoering van de tips teleurstellende resultaten behaald worden. Wij hanteren het gezegde ‘eerst zien, dan geloven’. Daarom zullen wij nooit adviezen of blogs publiceren die we niet eerst zelf getest hebben.

 

Uitstelgedrag - Jolanda | Loslaten

Jolanda Damsma

Ik wil jou als ondernemer zichtbaar maken op het World Wide Web. Ik sluit me graag aan bij de tips die Renate geeft. Jij bent de expert en het is tijd dat anderen dat ook gaan zien! Dit alles heeft te maken met het overbrengen van je boodschap, het ranken van je website en het delen van je kennis. Ik heb een fascinatie voor online communicatie. Het effect van tekst is enorm. Ik vind het heerlijk om te puzzelen met het ABC.

www.landjetekst.nl

   Mijn gouden tips voor je online zichtbaarheid zijn:

1. Bedenk een strategie

Hoe wil je dat mensen jou zien? Wie wil je bereiken? Hoeveel inspanningen wil je daarvoor leveren? Welke kanalen wil je daarvoor inzetten? Wat is je doelgroep? Kun je de doelgroep nog kleiner maken? Ga eens mindmappen waar jij voor staat, wat jij wilt bereiken en bij wie. Dat is de basis van je strategie.

2. Durf te kiezen!

Wij ondernemers willen iedereen bedienen. Dat kunnen we ook! Maar als je iedereen aanspreekt voelt niemand zich aangesproken. Durf te kiezen! Ook hiervoor geldt: ‘De kracht van loslaten’. Als je je doelgroep klein maakt zul je meer succes behalen. Hoe tegenstrijdig dit ook klinkt.

3. Gewoon doen

Ga gewoon aan de slag. Schrijf je blog, maak social media berichten en ga het uitproberen. Schrijf zoals je praat en ga daarna pas structureren, schrappen, de zoekwoorden integreren en woorden op de juiste plek zetten. Als je met een integere gedachte en een achterliggende strategie aan de slag gaat, kun je het niet fout doen. En als je negatieve reacties krijgt, kun je daarvan leren. Angst is een slechte raadgever. Volg je droom!

Zelf aan de slag

Met deze tips kun je zelf aan de slag. Maar denk aan mijn introductie. Is zelf doen wel de beste keus?

Overweeg je hulp?

Persoonlijk sta ik garant voor een prettige klantbeleving bij bovenstaande experts! Doe jezelf een groot plezier, doe wat jij leuk vindt, laat los wat je energie kost en zoek hulp bij wat je nodig hebt!
Een absoluut cadeau aan jezelf en een groei voor je bedrijf.

Met wie werk jij tevreden?

Weet jij nog experts waar je een goede ervaring mee hebt? Help elkaar loslaten en deel je ervaring onder mijn blog.

Ga de uitdaging van veranderingen aan

We leven in een tijd waarin de veranderingen elkaar in een hoog tempo opvolgen. Veranderingen zijn soms lastig, maar veranderen om het beste uit de veranderingen te halen is nog veel lastiger. Functioneer jij door ingesleten patronen of sta je open voor de uitdagingen van veranderingen?

Vastgeroest

Het is vaak gemakkelijker om vast te houden aan wat er is, dan je aan te passen aan de veranderingen die plaatsvinden. Feit is echter dat je jezelf daarmee in een lastig parket kunt plaatsen, aangezien de flexibiliteit die van je verwacht wordt, precies het verschil kan maken. Haal het beste uit het beste.

Tip 1: Haal het beste uit het beste

Benader veranderingen positief

Begin met het zoeken naar het positieve van de verandering. Een combinatie van laptop, smartphone, tablet en PDA samen met de vele WIFI-aansluitpunten over de hele wereld ben jij net als je manager voortdurend online en dus bereikbaar. Wel zo praktisch, wanneer je baas vaak onderweg is of zelfs internationaal werkzaam is. In de rol van ondersteuner blijf je onmisbaar. Maak efficiënt gebruik van de bestaande middelen en je waarde als ondersteuner stijgt.

Tip 2: Maak efficiënt gebruik van de middelen

Denk mee

Sta open voor wat er is. Denk eens na welke middelen of apps je werk kunnen veraangenamen. Dit is het moment om te laten zien en te onderzoeken welke verborgen kwaliteiten je hebt. Vraag jezelf bij elke verandering af, waarom je mee wilt gaan in deze verandering, of waarom niet. Stel jezelf een doel en formuleer de weg daarnaar toe. Doe dit niet alleen, vraag feedback.

Tip 3: Sta open en denk mee. Ga de dialoog aan

Open communicatie

Waar liggen de zwaartepunten in het werk van een ondersteuner? Heb je wel eens gedacht aan het zorgen voor haar of zijn TIME management. Sommige veranderingen vergen ook een aanpassing van het gedrag van de manager. Bespreek dit op een positieve manier. Jouw doel is om jouw en zijn/haar werk beter te managen. Zo houd jij tijd over voor die klusjes die nu blijven liggen. Benader elke verandering vanuit het positieve en vermijd verwijten.

Tip 4: Bespreek de veranderingen op een positieve manier om zichtbaar te maken wat de veranderingen in het gedrag van de manager hem/haar oplevert

Durf fouten te maken

Je wilt dat je baas op tijd en goed voorbereid voor de dag komt. Je bent een klankbord en creëert een werksfeer waardoor de manager zijn of haar eigen afweging kan maken. En soms is het nodig om een risico te nemen. Valt een videoconferentie wel goed bij de genodigden? Werkt de techniek naar behoren? Zal iedereen dan wel aanwezig zijn?  Een videovergadering kan een besparing opleveren van vele kilometers en een hoop tijdwinst omdat de reistijd is komen te vervallen. Laat testen met een videoconferentie niet los alleen omdat je bang bent voor reacties of fouten. Leer!

Tip 5: Neem risico’s, durf fouten te maken

Ga de uitdaging aan!

Leer van deze momenten zodat het de volgende keer beter gaat. Blijf in beweging om niet terug te vallen in oude patronen. Bespreek wat er mis ging, en wat je kunt doen om het de volgende keer beter te laten verlopen. Steek je hoofd boven het maaiveld uit en laat jezelf zien!

Tip 6: Ga de uitdaging aan!

 

Heb jij een aanvullende tip?

Heb je nog meer tips? Laat ze achter, ik lees ze graag.
Zo helpen we elkaar.

TIME management

Timemanagement, iedereen worstelt wel eens met de invulling van tijd. Tijd is kostbaar maar niet te koop, daarom noem ik timemanagement, TIME management. De dagen tikken aan je voorbij terwijl je nog zoveel wilt doen! Hoe zorg je er nu voor dat tijd je vriend wordt en niet je vijand?

Structuur

Structuur daar draait het om bij TIME management. Bedenk een structuur die past bij jou. Niet ieder mens is gelijk en wat voor de één werkt, is een drama voor de ander. Belangrijk bij het kiezen van een structuur is dat je het minimaal drie maanden volhoudt om te kunnen oordelen of het werkt.
Het is namelijk heel moeilijk om een nieuwe structuur aan te leren en daar ook daadwerkelijk profijt van te zien. De verleiding om het te laten liggen en terug te vallen in oude patronen ligt op de loer. En dan is TIME management inderdaad verloren moeite.

 

TIME management Tip: Houd vol!

 

Alles zelf doen?

Soms is het helemaal niet nodig om alles zelf te doen. Lees hierover in mijn blog ikke zelf doen. Kijk eens naar je taken en je krachten. Het kan veel lucht geven om taken uit te besteden. Wil je je boekhouding echt zelf op orde houden? Wat kost social media toch veel tijd! Wie kan je helpen met je backoffice. Bekijk je tijdlek en de winst die het je geeft als je bepaalde taken uit handen geeft.

 

TIME management Tip: Besteed uit wat je kunt uitbesteden.

 

Doen wat bij je past, dat is het allerbelangrijkste om een nieuwe gewoonte vol te houden. Hieronder geef ik 5 tips, niet heilig, de een niet beter dan de andere en zeker niet DE top 5. Gewoon 5 tips waar er wellicht 1 tussen zit waar jij blij van wordt!

Organisatietip TIME management 1
Organiseer je mailbox

  • Het verwerken van je mailtjes neemt een hoop tijd in beslag. Als je niet uitkijkt, zit je de hele dag in je mailbox en lees je sommige mailtjes wel drie keer. Tijd om structuur aan te brengen.
  • Lees drie keer per dag je mail. De afleiding van je mailbox is te groot om bij elk mailtje direct actie te nemen. Drie keer per dag is voldoende.
  • Werk de mail direct af en wis de mail. Heb je daar nu geen tijd voor? Schat dan in hoe lang afwerking zal duren. Zet het op een takenlijstjes. Zet de taak met de meeste prioriteit bovenaan. Maak onderscheid in:
    o Taken tot 15 minuten
    o Taken langer dan 15 minuten korter dan een uur
    o Taken langer dan een uur
    o Bellen
  • Wanneer je tijd over hebt, schat je in hoeveel tijd je hebt, en kies je een taak van je takenlijst.
  • Wis het mailtje of archiveer het. Deze mail hoort niet meer in je inbox.

Organisatietip TIME management 2
Maak blokken in je agenda

Plan blokken van activiteiten in je agenda. Is het belangrijk dat je een bepaalde klus af hebt, zet het dan in je agenda. Blok de tijd die je nodig hebt, zodat deze tijd niet wordt ingenomen voor andere zaken. Heel belangrijk: wees streng voor jezelf.

Heb je het ingepland, geef er dan ook prioriteit aan. Je kunt werken met verschillende kleuren om overzicht te geven.
Plan afspraken zoveel mogelijk op één dag, zodat je een andere dag meer tijd hebt om ook daadwerkelijk sommige taken af te handelen. Of plan na een afspraak tijd in om direct de taken die uit de afspraak zijn gekomen af te handelen.

Organisatietip TIME management 3
Maak voor elke dag een map

Maak 31 hangmappen. Eén hangmap voor elke dag van de maand. Wanneer er een taak binnenkomt die op een bepaalde dag gedaan moet worden, leg die taak dan in die map. Je pakt ’s morgens de map van de dag en dat zijn je taken van die dag. Alle andere taken kun je even los laten. Ze hebben een plek gekregen en je zult ze niet vergeten.

Organisatietip TIME management 4
Gebruik bakjes

Werk je voor verschillende klanten? Geef elke klant een eigen bakje, met een eigen kleur. Leg daarin alle belangrijke zaken en taken voor die klant. Ga je dan werken voor die klant dan pak je dat bakje en prioriteer je de taken die gedaan moeten worden.

Organisatietip TIME management 5
Schrijf op je whiteboard

Hang in je werkruimte een whiteboard op. Zet daarop je projecten die onder jouw verantwoordelijkheid vallen. Zet in verschillende kleurtjes de taken op in prioriteit. Dit is een rustpunt voor als je voor verschillende projecten tegelijkertijd werkt. De rust dat je niets vergeet.

Hulp nodig?

Wil je weten welk systeem het beste bij je past? Wil je hulp bij het opnieuw inrichten van je werk?  Neem dan contact met mij op. Ik help je graag.

Meer tips?

Ieder mens is anders, daarom moet je zoeken naar een structuur die past bij jou! Ik vind het leuk als je jouw tip met ons wilt delen. Ik wil je vragen om je reactie achter te laten. Wat is jouw gouden tip? Wat werkt voor jou? Ik vind het leuk als je een reactie achter laat.