Uiteraard is het aan jezelf of je wel of niet met AI (kunstmatige intelligentie of artificiële Intelligentie) wil werken. Maar in het kader van slimmer werken, wil ik je wel met deze tool laten kennis maken.

Het plannen van vergaderingen en het bijhouden van afspraken, deadlines en andere verplichtingen kan een enorme hap uit je tijd nemen. Er zijn vaak conflicten met afspraken die gemaakt moeten worden, e-mails gaan heen en weer om de tijden af te stemmen en een foutje van een dubbele afspraak in je agenda is zo gemaakt. En voor je het weet, gaan afspraken voor je eigen gestelde prioriteiten.

Dit is wat Reclaim AI voor je oplost.

Reclaim AI helpt je om je tijd beter te beheren door automatisch de beste tijden voor vergaderingen, taken en prioriteiten te vinden.

Naast het snel vinden van mogelijkheden van tijdstippen voor afspraken, helpt Reclaim AI je ook bij het aftonden van je taken. Je kunt je bestaande takenlijst koppelen aan Reclaim AI. Binnen de Reclaim-interface zie je eenvoudig je volledige takenlijst, evenals de taken waaraan moet worden gewerkt op basis van de beschikbaarheid van agenda. Aan taken kunnen vervaldatums, prioriteiten en andere kenmerken worden toegewezen.

Wil je bestaande of nieuwe gewoontes aanleren? Reclaim AI houdt je agenda in de gaten en zet er herinneringen in om ervoor te zorgen dat de gewoonte in stand blijft, zelfs als er vergaderingen worden toegevoegd. En de ingebouwde statistieken geven je inzicht in je eigen handelen met betrekking tot je agenda, taken en prioriteiten.

Reclaim AI is momenteel alleen een goede tool voor Google gebruikers. Een integratie voor Microsoft 365 staat op de planning.

Klik hier voor een link naar deze tool.

Met deze tool plan je eenvoudig en overzichtelijk al jouw projecten. Bewaak je de voortgang van jouw projecten. En werk je samen met een team? Dan is Planner echt een must! Je kunt taken toewijzen, deadlines geven en ziet in 1 oogopslag wat de status van de projecten is.

Je hebt volledig overzicht van je projecten op 1 plek door het linken van bestanden, controlelijsten en labels. Planner werkt in de Cloud, maar via Microsoft Teams maak je simpel een koppeling met Planner zodat alle teamleden vanuit Teams in Planner kunnen kijken en bewerken.

Ik werk al jaren met Planner en heb naast dat mijn jaarplan is uitgewerkt naar mijn 12 weken jaarplan ook een snel overzicht welke (marketing)acties er lopen. Mijn team kan vooruitwerken wanneer ze dat willen omdat alles inzichtelijk is en iedereen precies weet welke actie wanneer gedaan moet worden.

Door een koppeling met Microsoft To-Do staan alle taken in je dagelijkse takenlijst.

Ben je Trello fan en werk je met Microsoft Office 365? Dan moet je écht eens kijken naar Planner! Qua look and feel heeft deze tool veel weg van Trello, maar met het grote voordeel dat alle onderdelen van Microsoft Office 365 met elkaar gekoppeld zijn.

Klik hier voor een link naar deze tool.

Als er 1 tool is die je heel veel handmatige handelen (en dus tijd) bespaart, is het Zapier wel! Ik zag in het begin op tegen het inrichten van deze zogeheten ‘zaps’ maar zelfs daar word je stap voor stap doorheen geholpen.

Zapier is een tool die het ene systeem/app aan de andere koppelt en hierdoor zorgt dat je workflow automatisch verloopt.

Een proces dat automatisch wordt uitgevoerd noemt Zapier een ‘zap’. De zap hoef je maar 1x in te stellen. Elke zap kent ‘triggers’ en ‘actions’. Een trigger is een gebeurtenis die de zap activeert.

Een voorbeeld: mijn gratis mini-training In Control heeft ook een online gedeelte. Wanneer iemand zich inschrijft voor deze mini-training, zorgt Zapier ervoor dat je ook direct toegang krijgt tot het online gedeelte. Ik hoef dus niemand handmatig meer toegang te geven.

En zo kun je heel veel systemen koppelen via Zapier zodat je geen handmatige acties meer hoeft uit te voeren.

Klik hier voor een link naar deze tool.

Wat is OneNote?
Beter dan Joyce Dunne wold van Haal meer uit Microsoft kan ik dat niet, dus dit is haar tekst:
OneNote is een soort digitaal kladblok, maar dan met heel veel extra mogelijkheden. Je verzamelt er je eigen aantekeningen, maar ook notities voor je afdeling of een bepaald project. Eigenlijk kun je álle aantekeningen in OneNote bewaren en delen als je dat wilt.

  • Benader OneNote vanaf elk device
  • Altijd je laatste notities bij de hand
  • Off- en online te benaderen
  • Je eigen indeling maken
Je kunt in OneNote onderverdelen zoals jij wilt.
Laten we het structuurtraject als voorbeeld nemen. Dat ziet er dan als volgt uit:
  • Structuurtraject
    • Inhoud traject
      • Plan van Aanpak
      • Systemen
      • Workflows & Processen
    • Deelnemers
      • Deelnemer 1
      • Deelnemer 2
    • Evaluatie
Hoe te gebruiken?

Ik kan rechtstreeks in OneNote typen, lijstjes maken, maar ook bepaalde stukken tekst vanuit een webpagina of een PDF erin plakken. Ik schrijf soms liever tijdens een sessie met een deelnemer. dit typ ik niet over, maar ik maak er een foto van en zet dit rechtstreeks in de notitiemap van de betreffende deelnemer.

Waar ik extra blij van word, is dat ik vanuit OneNote taken kan aanmaken met einddatum die dan weer zichtbaar zijn in mijn ToDo. En zo zijn er meer mogelijkheden met de andere onderdelen van Microsoft 365.

Je hebt nu binnen Windows 10 en 11 toegang tot OneNote. Die versie gaat er op termijn uit (2025 is de voorlopige planning).  Heb je Microsoft 365? OneNote is daar standaard onderdeel van de zakelijke versie.

Klik hier voor een link naar deze tool.

Enige tijd geleden kreeg ik een contract doorgestuurd wat ik moest ondertekenen. Ik was onder de indruk van de eenvoud en gebruikersvriendelijkheid van het systeem SignRequest.

Het heeft vele integraties (je website, je CRM pakket) en is zelfs gratis te gebruiken. Wanneer je meer dan 10 documenten per maand gebruikt, ga je naar een betaalde versie. Ik ben om!

En hoe mooi: voor elk contract dat SignRequest afsluit, planten ze een boom. Ik zeg win win: jouw organisatie slimmer ingericht én bijdragen aan de planeet.

De link naar de app SignRequest vind je hier