Effectief werken met Toggl, ik ben fan!

Zelfs als je geen structuurfreak bent zoals ik, ga je fan worden van Toggl. Ik neem je graag mee in de wonderen wereld van Toggl. Deze tool helpt je om effectief te werken. Toggl biedt een oplossing voor veel voorkomende problemen.

Top 5 van veel voorkomende problemen:

1. Je resultaten van je dag vallen tegen

Je kent het wel. Je staat ‘s morgens op met lekkere energie en je wilt een hoop doen. Aan het einde van de dag heb je één hooguit twee van die dingen gedaan.

Dat kan verschillende oorzaken hebben:

Je kreeg te maken met een crisis die voorrang had.
Je had last van uitstelgedrag.
Je had simpelweg geen flow.
Je motivatie was ineens ver te zoeken.
Of een taak duurde langer dan je dacht.

Vaak zit de frustratie op punt 5. In je hoofd heb je het zo gedaan maar in de praktijk ben je er gewoon veel langer mee bezig. Aan het einde van de dag kan je een frustrerend gevoel hebben dat je dingen niet af hebt gekregen, terwijl je juist goed bezig bent geweest.

2. Je klant vraag om inzicht in de rekening

Als je op basis van uurtarief werkt is dit een veel voorkomende vraag. Het bedrag op je factuur valt de klant tegen. Of je even kunt uitleggen wat je hebt gedaan en wat er dan zoveel tijd heeft gekost?
Dat kan frustrerend zijn, want je hebt knetterhard gewerkt en je uiterste best gedaan, dat weet je wel. Maar wat je precies allemaal hebt gedaan en hoeveel tijd dat heeft gekost, dat weet je gewoonweg niet meer dat heb je ingeschat. Je moet het doen met je geheugen en jouw beleving tegen de beleving van je klant. Dat kunnen uitdagende gesprekken zijn.

3. Je wilt effectiever werken maar weet niet hoe

Je bent je ervan bewust dat tijd je grootste waarde is. Je wilt jouw tijd daarom zo efficiënt mogelijk inzetten. Je volgt mij al een tijdje en probeert hier en daar een tip uit. Dat geeft je wel wat verlichting maar je weet niet goed waar je nu het beste in kunt investeren om het grootste rendement te halen. Alle apps en systemen leren kost immers ook veel tijd.

Waar ben je eigenlijk de meeste tijd mee kwijt? Hoe kan je je workflow optimaliseren?

4. Je laat je afleiden

Je bent begonnen aan die grote taak, voor jezelf of voor je klant. Je zit er nét lekker in en je wordt gebeld. Het is je zoon, hij is zijn telefoon kwijt of je even wilt kijken of hij op zijn kamer ligt. Je ziet op de trap was liggen die je meteen mee naar boven neemt, je stelt je zoon gerust dat zijn telefoon hier ligt en uit liefde voor je kind ga je hem zijn telefoon maar even brengen. Op de terugweg ga je meteen even een boodschap doen, dan is dat ook gebeurd. Terug achter je pc vraag je je af, waar was ik ook alweer mee bezig?

Afleiding is er ook gewoon achter je bureau. Je hoort je telefoon pingen en ziet dat er iemand heeft gereageerd op je post. Je kijkt even want een reactie van die persoon is toch wel heel erg leuk. Je stuurt een privé berichtje en kijkt meteen even wat er nog meer gebeurt online. Je krijgt een berichtje terug en heel even gaat dit zo over en weer.

Je kijkt terug op het scherm van je computer en bedenkt je: Wat was ik ook alweer aan het doen?

5. Je wilt het beste uit jezelf halen

Als ondernemer wil je het beste uit jezelf halen. Je weet inmiddels ook dat je meer voor elkaar krijgt als je regelmatig rust neemt. Maar hoeveel rust moet je dan nemen? En wanneer? Je hebt gehoord dat je om de zoveel tijd 10 minuutjes pauze moet nemen. Maar als je eenmaal aan het werk bent, gaat de tijd ongemerkt voorbij en werk je te lang door. Of 10 minuten voelen als een eeuwigheid als je net lekker in die flow zit wil je er niet uit.

Voor al deze uitdagingen is er Toggl!

Maak een gratis account aan om een start te maken. Dit kan via de app op je telefoon of computer maar ook in de browser. Zelf werk ik graag voor het bijhouden van mijn uren met de Toggl desktop app op mijn computer (alleen voor Windows gebruikers) en vind ik werken met de browser prettiger voor de diverse overzichten, deze geeft mij meer inzicht.

Oplossing probleem 1: Waaraan besteed jij je tijd?

Op Toggl kun je je klanten en projecten toevoegen en bijhouden. Telkens als je aan een taak begint, zet je de timer aan en als je klaar bent, zet je de timer uit. Zo krijg je een heel helder inzicht hoeveel tijd een taak kost en waar je de meeste tijd mee kwijt bent.

Als je vanuit de browser werkt: Ga nadat je bent ingelogd naar Track.toggl.com/timer en klik in het menu links op timer
Als je vanuit de desktop app werkt: Open Toggl
Rechts bovenin zie je een driehoek icoon staan waar je de tracker mee aan kunt zetten.
Als de timer loopt, kun je details toevoegen zoals het project/klant en
Je kunt een beschrijving meegeven van de taak waar je mee bezig gaat.
Als je de timer hebt aangezet, begint deze te lopen en de timer zet je uit met het vierkante icoontje.
Alle taken waar je mee bezig bent geweest zie je als lijst.

Je hebt een overzicht van je tijd vandaag.

Oplossing probleem 2: Inzicht geven aan je klant.

In Toggl kun je ook per klant ook projecten aanmaken. Bedenk voordat je dit doet aan wat jij makkelijk vindt voor je overzicht. Geef een beschrijving mee voor jezelf en je klant om te herkennen waar je mee bezig bent. Als je op deze manier werkt voor je klanten kun je je uren daarna verantwoorden met een rapportage uit Toggl.

Als je vanuit de browser werkt: Ga nadat je bent ingelogd naar Track.toggl.com/timer en klik in het menu links op timer
Als je vanuit de desktop app werkt: Open Toggl
In de browser: Maak een project aan met het envelopje dat je rechtsboven in het scherm ziet door op het + te klikken.
In de desktop app: klik bij ‘select project’ op het het haakje naar beneden; het dropdown menu opent; klik op + om een nieuw project te maken (je kunt hierbij een klant selecteren)
Geef je project een naam die herkenbaar voor je is.
Zet de timer aan en weer uit als je klaar bent.
In de browser: Ga dan links in het menu naar reports.
Dan zie je meteen een overzicht van allerlei taken.
Als je een project met de naam van je klant hebt aangemaakt dan kan je deze aanklikken. Dan krijg je alle taken die je voor deze klant hebt gedaan in een overzicht.
Je kunt dit overzicht downloaden door helemaal rechtsboven in het scherm op het pijltje naar beneden te klikken.
Dan kun je het overzicht uitprinten en gebruiken als document om het gesprek aan te gaan of je kunt het doorsturen naar je klant met bijvoorbeeld de rekening.

Nooit meer onzekerheid over de verantwoording van je uren.

Oplossing probleem 3: Effectiever werken

Toggl geeft op deze manier ook een goed inzicht van je werk en je besteedbare uren. Ik adviseer je om Toggl niet alleen te gebruiken voor je klanten maar ook voor jezelf. Houd de tijd bij van hoe lang je scrolt op social, het maken van post of een strategie, je pauzes, je meditaties, je visualisaties, je telefoongesprekken, je onderzoek, je acquisitie, je funnels, je website, je ontwikkeling etc. etc. Dan krijg je overzicht waar de hiaten zitten. Of waar je veel tijd mee kwijt bent en of je dat wel wilt. Misschien kom je erachter dat je veel tijd aan een klant kwijt bent maar dat de vergoeding veel te laag is ten opzichte van deze tijd.

Je kunt pas verbeteren als je weet waar de schoen wringt, plan maandelijks een blok in je agenda van 15 minuten om je statistieken te bekijken en hier acties aan te verbinden.

Oplossing probleem 4: Je laat je afleiden

Er kunnen tiental reden zijn waardoor jij je laat afleiden. Terecht of niet terecht. Het is dan wel belangrijk dat je deze afleiduren niet meeneemt in Toggl. In bovenstaande voorbeelden blijft Toggl gewoon draaien terwijl jij niet achter je pc zit. Dit is natuurlijk vervuiling van je data. Toggl heeft een fantastische instelling die jou de melding geeft dat je niet actief bent op je scherm en of de timer dan wel moet doorlopen.

Ga naar het tandwiel
Klik op ‘preferences’
Ga naar ‘General’
Scroll naar beneden totdat je bij ‘use time tracking helpers’ bent en zet deze aan.
Bepaal na hoeveel minuten Toggl je een seintje mag geven dat je niet actief op je computer bezig bent.

Oplossing probleem 5: Het beste uit jezelf halen.

Je kunt natuurlijk de pomodoro-techniek gebruiken. Dit kan overigens ook in je browser, ga dan naar promofocus.io/app. Deze tool geeft aan dat je 25 minuten werkt, 5 minuten een korte pauze pakt en weer 25 minuten vol focus werkt. Maar deze tool geeft geen ruimte om de tijd aan te passen naar jouw wens.

Misschien ben jij juist 40 minuten lekker in flow en neem je 10 minuten pauze. Dat kan wel in Toggl. Bovendien heb je dan alles prettig binnen 1 tool.

Ga naar het tandwiel
Klik op ‘preferences’
Ga naar ‘General’
Scroll naar beneden totdat je bij ‘pomodoro timer’ bent en zet deze aan.
Bepaal hoeveel minuten je in focus wil werken en hoeveel minuten pauze je daarna neemt.
Je kunt er voor kiezen dat de timer automatisch stopt, na (in dit geval 20 minuten) stopt de timer automatisch en gaan je 5 minuten pauze lopen. Hiervan geeft Toggl een seintje.

Ik ben fan van Toggl!

Je snapt nu denk ik wel waarom ik fan ben van Toggl. Ga het zelf gebruiken en voor je het weet ben je zelf ook fan. Inzicht in waar ik mee bezig ben, eenvoudig uren bijhouden en vele mogelijkheden om je effectief te laten werken.

Tot slot geef je graag nog 1 bonus tip: ik maak ook gebruik van de mogelijkheid om tags toe te voegen aan mijn uren. De tags die ik gebruik hebben te maken met de 4D-mix vanuit het boek ‘Het clockwork effect‘ van Mike Michalowicz:

Doe dingen
Beslis-dingen
Delegeer-dingen
Ontwerp-dingen

In het Engels is dat de 4D-mix: Do, Decide, Delegate en Design.

Kort samengevat helpen deze tags mij om inzicht te krijgen in hoeveel tijd ik AAN mijn onderneming werk en hoeveel ik IN mijn onderneming werk. Je ziet in één oogopslag hoe jouw tijd zich verhoudt tot deze 4D-mix. Een kort voorbeeld: De ‘Design’ tijd heb je nodig om je bedrijf te ontwikkelen, te laten groeien. Als te veel van mijn tijd gaat zitten in de ‘Do’ taken is uitbesteden een overweging. Het verklaart ook waarom zaken stil staan als ik alleen in de ‘Do’ dingen zit. Zo helpen deze tags mij bij het bepalen van mijn strategieën van mijn onderneming.

Wil jij weten hoe jij in jouw onderneming Toggl het beste kunt inzetten/inrichten?
Plan dan eens met mij een Gratis Sparsessie. Misschien is dat net het duwtje in de rug dat je nu even nodig hebt.

➡️. Direct een Gratis Sparsessie plannen