Samenwerken of samen werken?

De personen die mij een beetje kennen of met mij samenwerken, weten 2 dingen die jij misschien nog niet van mij wist:

ik heb hoogtevrees
ik heb een hekel om met de trein te reizen

Waarom vertel ik je dit? Omdat ik uitgerekend toen ik (verplicht) weer eens de trein pakte (die zowaar eens gewoon volgens dienstregeling reed terwijl ik meeging), bedacht waar ik mijn volgende blog over ging schrijven.

Pak jij die leuning?

Vanwege mijn hoogtevrees heb ik de gewoonte om de trappen die ik af moet altijd via de zijkant te nemen zodat de leuning binnen handbereik is. Over het algemeen ga ik netjes opzij als iemand op mij afloopt, maar bij een trap af hou ik stug de leuning vast en mag de persoon die omhoog loopt om mij heen lopen. Soms denk ik: ‘Stel je niet zo aan en loop gewoon zonder de leuning naar beneden’.

Zo ook laatst op station Amersfoort Centraal. Terwijl ik naar beneden liep, was mijn eerste reactie: ‘Laat die leuning toch los en loop naar beneden hoe stijl en gevaarlijk is het nou eigenlijk?’. Maar direct daarna dacht ik: ‘Waarom eigenlijk? Ze hebben die leuning toch niet voor niets gemaakt en ben ik stoerder/beter als ik zonder leuning de trap neem?’.

Ik zag een parallel met mijn ondernemerschap. Ook hier ben ik geneigd om te denken dat ik het zelf moet doen, terwijl ik op sommige vlakken erg gelukkig wordt van samenwerken.

Ik ben blij dat ik mijn aangiftes uit kan besteden, heerlijk dat ik iemand anders magen laten vormgeven van wat ik in mijn hoofd voorstel en online marketing heeft zoveel kanten die ik niet ken dat ik het graag aan een ander overlaat!

En jij? Pak jij die leuning en ben je aan het samenwerken? Of misschien sta je op het punt om samen te gaan werken.

Ik deel graag een 3 tips zodat samenwerken ook succesvol samen werken wordt.

Zet de afspraken op papier

Het klinkt zo eenvoudig, maar hoe vaak gaat het hier al niet mis? Je kent elkaar al, we doen het wel even of vanwege de haast wordt alvast met de samenwerking gestart. En voor je het weet raakt het vastleggen van de afspraken naar de achtergrond. In mijn boek Morgen doe ik het anders maak je kennis met Pioneer Patrick (meer over de 3 types ondernemers vind je in dit blog) die vertelt dat hij al jaren samenwerkt: ‘In het begin ging het als een trein, maar ik merk dat de werkzaamheden nu langer blijven liggen en ik bepaalde dingen gewoon maar weer zelf ben gaan doen. We spreken elkaar ook eigenlijk nooit meer. Ik wil daarom met iemand anders gaan samenwerken.’

Tips voor het vastleggen van de afspraken

Ga je binnenkort samenwerken? Dan zijn onderstaande tips handig om mee te nemen bij het maken van de afspraken:

welke werkzaamheden vallen onder de samenwerking
voor welke systemen wordt toegang verleend en ontvang je hiervoor een eigen inlog
wat is het overeengekomen uurtarief/pakketprijs
hoe bewaak je de voortgang
welk systeem gebruik je voor de documenten opslag
in geval van een uurtarief: is er een aantal uren per week/maand dat gewerkt mag worden overeengekomen
hoe lang is de gewenste beschikbaarheid
zijn er taakomschrijvingen beschikbaar

Evalueer het samenwerken

Plan je werkoverleggen in? Super! Communicatie is essentieel. Neem hier op regelmatige basis (bijvoorbeeld per kwartaal/halfjaar) ook de tijd om te evalueren hoe de samenwerking bevalt en praat niet alleen over de inhoud van de taken en wat er op de planning staat. Denk bijvoorbeeld ook aan het bespreken van of de manier van taken toewijzen goed gaat. Of de gemaakt afspraken nog overeen komen met de werkzaamheden of dat hier wellicht een verschuiving in plaats heeft gevonden.

Maak gebruik van handige samenwerkingstools

Het samenwerken gaat eenvoudiger als je een aantal systemen gebruikt die hiervoor geschikt zijn. Er zijn verschillende systemen beschikbaar, betaald en gratis. Belangrijk is om wanneer je wilt gaan samenwerken vooraf na te denken welke taak je wilt uitbesteden en wat je samenwerkingspartner hiervoor nodig heeft. Het kan zijn dat je al een systeem hebt die geschikt is voor de samenwerking. Moet je nog een systeem aanschaffen? Overleg dan met degene die de taak voor je gaat uitvoeren. Vaak werken je al met een bepaald systeem en kennen hiervan dan de ins en outs.

Een aantal beknopte tips van systemen:

Projecttool

Een projecttool is onmisbaar voor het toewijzen van taken, het hebben van een totaal overzicht en het bewaken van de voortgang. Een projecttool is bijvoorbeeld Trello of Asana.

Opslag documenten

Moet je samenwerken in documenten? Dan zijn er legio opties om je documenten op te slaan. De meest bekende zijn waarschijnlijk Dropbox, Google Drive en OneNote. Maar als je een versleutelde opslag wilt, is bijvoorbeeld HiDrive een goed alternatief.

Overleg mogelijkheden

Als de afstand het toe laat, is het fijn om elkaar af en toe live te zien. Maar wil je regulier overleggen zonder hiervoor fysiek te reizen kun je naast een gewoon telefoongesprek kiezen voor bijvoorbeeld Skype of Viber. Er zijn echter nog veel meer mogelijkheden. Strato heeft 13 mogelijkheden voor je op een rij gezet in een handig overzicht met daarin o.a. mogelijkheden van bestanden versturen en hoe de privacy is geregeld. Keuze genoeg om te overleggen!

Op naar een goede samenwerking waar je samen werkt!