TIME management

Timemanagement, iedereen worstelt wel eens met de invulling van tijd. Tijd is kostbaar maar niet te koop, daarom noem ik timemanagement, TIME management. De dagen tikken aan je voorbij terwijl je nog zoveel wilt doen! Hoe zorg je er nu voor dat tijd je vriend wordt en niet je vijand?

Structuur

Structuur daar draait het om bij TIME management. Bedenk een structuur die past bij jou. Niet ieder mens is gelijk en wat voor de één werkt, is een drama voor de ander. Belangrijk bij het kiezen van een structuur is dat je het minimaal drie maanden volhoudt om te kunnen oordelen of het werkt.
Het is namelijk heel moeilijk om een nieuwe structuur aan te leren en daar ook daadwerkelijk profijt van te zien. De verleiding om het te laten liggen en terug te vallen in oude patronen ligt op de loer. En dan is TIME management inderdaad verloren moeite.

 

TIME management Tip: Houd vol!

 

Alles zelf doen?

Soms is het helemaal niet nodig om alles zelf te doen. Lees hierover in mijn blog ikke zelf doen. Kijk eens naar je taken en je krachten. Het kan veel lucht geven om taken uit te besteden. Wil je je boekhouding echt zelf op orde houden? Wat kost social media toch veel tijd! Wie kan je helpen met je backoffice. Bekijk je tijdlek en de winst die het je geeft als je bepaalde taken uit handen geeft.

 

TIME management Tip: Besteed uit wat je kunt uitbesteden.

 

Doen wat bij je past, dat is het allerbelangrijkste om een nieuwe gewoonte vol te houden. Hieronder geef ik 5 tips, niet heilig, de een niet beter dan de andere en zeker niet DE top 5. Gewoon 5 tips waar er wellicht 1 tussen zit waar jij blij van wordt!

Organisatietip TIME management 1
Organiseer je mailbox

• Het verwerken van je mailtjes neemt een hoop tijd in beslag. Als je niet uitkijkt, zit je de hele dag in je mailbox en lees je sommige mailtjes wel drie keer. Tijd om structuur aan te brengen.
• Lees drie keer per dag je mail. De afleiding van je mailbox is te groot om bij elk mailtje direct actie te nemen. Drie keer per dag is voldoende.
• Werk de mail direct af en wis de mail. Heb je daar nu geen tijd voor? Schat dan in hoe lang afwerking zal duren. Zet het op een takenlijstjes. Zet de taak met de meeste prioriteit bovenaan. Maak onderscheid in:
  o Taken tot 15 minuten
  o Taken langer dan 15 minuten korter dan een uur
  o Taken langer dan een uur
  o Bellen
• Wanneer je tijd over hebt, schat je in hoeveel tijd je hebt, en kies je een taak van je takenlijst.
• Wis het mailtje of archiveer het. Deze mail hoort niet meer in je inbox.

Organisatietip TIME management 2
Maak blokken in je agenda

Plan blokken van activiteiten in je agenda. Is het belangrijk dat je een bepaalde klus af hebt, zet het dan in je agenda. Blok de tijd die je nodig hebt, zodat deze tijd niet wordt ingenomen voor andere zaken. Heel belangrijk: wees streng voor jezelf.

Heb je het ingepland, geef er dan ook prioriteit aan. Je kunt werken met verschillende kleuren om overzicht te geven.
Plan afspraken zoveel mogelijk op één dag, zodat je een andere dag meer tijd hebt om ook daadwerkelijk sommige taken af te handelen. Of plan na een afspraak tijd in om direct de taken die uit de afspraak zijn gekomen af te handelen.

Organisatietip TIME management 3
Maak voor elke dag een map

Maak 31 hangmappen. Eén hangmap voor elke dag van de maand. Wanneer er een taak binnenkomt die op een bepaalde dag gedaan moet worden, leg die taak dan in die map. Je pakt ’s morgens de map van de dag en dat zijn je taken van die dag. Alle andere taken kun je even los laten. Ze hebben een plek gekregen en je zult ze niet vergeten.

Organisatietip TIME management 4
Gebruik bakjes

Werk je voor verschillende klanten? Geef elke klant een eigen bakje, met een eigen kleur. Leg daarin alle belangrijke zaken en taken voor die klant. Ga je dan werken voor die klant dan pak je dat bakje en prioriteer je de taken die gedaan moeten worden.

Organisatietip TIME management 5
Schrijf op je whiteboard

Hang in je werkruimte een whiteboard op. Zet daarop je projecten die onder jouw verantwoordelijkheid vallen. Zet in verschillende kleurtjes de taken op in prioriteit. Dit is een rustpunt voor als je voor verschillende projecten tegelijkertijd werkt. De rust dat je niets vergeet.

Hulp nodig?

Wil je weten welk systeem het beste bij je past? Wil je hulp bij het opnieuw inrichten van je werk?  Neem dan contact met mij op. Ik help je graag.

Meer tips?

Ieder mens is anders, daarom moet je zoeken naar een structuur die past bij jou! Ik vind het leuk als je jouw tip met ons wilt delen. Ik wil je vragen om je reactie achter te laten. Wat is jouw gouden tip? Wat werkt voor jou? Ik vind het leuk als je een reactie achter laat.